Benutzerdefinierte Sortierung – Sortiere deine Daten nach deinen eigenen Regeln!

Ein sortierendes Willkommen zurück, liebe Excel-Enthusiasten und Daten-Ordner! Ich freue mich riesig, dich erneut hier bei Excel Zauber begrüßen zu dürfen, bereit für ein weiteres praktisches Kapitel, das deine Fähigkeit, Daten zu organisieren, erweitert. Wir alle kennen die grundlegenden Sortierfunktionen in Excel: alphabetisch (A bis Z), umgekehrt alphabetisch (Z bis A), numerisch (kleinste zu größte, größte zu kleinste) und nach Datum oder Uhrzeit. Diese Standardoptionen decken viele Anwendungsfälle ab. Doch was ist, wenn du Textwerte hast, die nicht einfach alphabetisch sortiert werden sollen, sondern in einer bestimmten logischen Reihenfolge? Zum Beispiel die Wochentage (Montag, Dienstag, Mittwoch...) oder die Monate des Jahres (Januar, Februar, März...). Eine alphabetische Sortierung würde hier "April", "August", "Dezember", "Februar" liefern – das ist oft nicht das, was wir wollen. Hier kommt ein wunderbares, oft übersehenes Werkzeug ins Spiel: die Benutzerdefinierte Sortierung mit Benutzerdefinierten Listen. Sie ermöglicht dir, deine Daten nach einer von dir definierten Reihenfolge zu sortieren. Klingt nach maßgeschneiderter Ordnung? Das ist es in der Tat! Lass uns gemeinsam lernen, wie du eigene Sortierregeln in Excel festlegst. 

Was genau sind Benutzerdefinierte Listen und die Benutzerdefinierte Sortierung? Benutzerdefinierte Listen sind vordefinierte Listen in Excel, die du für zwei Hauptzwecke verwenden kannst: das schnelle Ausfüllen von Datenreihen (z. B. wenn du "Montag" in eine Zelle eingibst und nach unten ziehst, füllt Excel automatisch "Dienstag", "Mittwoch" usw. aus) und das Sortieren von Daten in einer bestimmten Reihenfolge, die von der alphabetischen abweicht. Excel bringt bereits einige eingebaute Benutzerdefinierte Listen mit, wie die vollen und abgekürzten Namen der Wochentage und Monate des Jahres. Du kannst aber auch eigene Benutzerdefinierte Listen erstellen, die auf deinen spezifischen Anforderungen basieren, zum Beispiel eine Liste von Produktgrößen (Klein, Mittel, Groß) oder Prioritätsstufen (Niedrig, Mittel, Hoch). Die Benutzerdefinierte Sortierung ist dann die Funktion im Sortieren-Dialog, die es dir erlaubt, eine dieser Benutzerdefinierten Listen als Sortierkriterium auszuwählen. 

Warum solltest du die Benutzerdefinierte Sortierung verwenden? Der Hauptvorteil ist die Möglichkeit, Textdaten in einer logischen, nicht-alphabetischen Reihenfolge zu organisieren. Wenn deine Daten Monatsnamen als Text enthalten, kannst du sie mit einer Benutzerdefinierten Liste in der korrekten chronologischen Reihenfolge sortieren. Wenn du Produkte oder Kategorien hast, die eine bestimmte Priorität oder Stufe haben, kannst du eine eigene Liste erstellen, um sie nach dieser Priorität zu sortieren. Das macht deine Tabellen übersichtlicher und verständlicher und stellt sicher, dass Analysen oder Berichte die Daten in der gewünschten logischen Abfolge präsentieren. 

Lass uns zunächst lernen, wie du die eingebauten Benutzerdefinierten Listen für die Sortierung verwendest. Angenommen, du hast eine Tabelle mit Daten, die in einer Spalte die Namen der Monate als Text enthalten (z. B. Januar, Februar, März...). Wähle eine beliebige Zelle innerhalb deiner Datenliste aus. Gehe im Menüband zum Reiter "Daten". In der Gruppe "Sortieren & Filtern" klicke auf den Button "Sortieren". Es öffnet sich das Dialogfenster "Sortieren". Im Bereich "Sortieren nach" wähle im Dropdown-Menü die Spalte aus, die die Monatsnamen enthält. Im Bereich "Sortieren nach" wähle "Werte" (dies ist in der Regel die Standardeinstellung). Nun kommt der entscheidende Schritt: Im Bereich "Reihenfolge" klicke auf das Dropdown-Menü. Anstatt "A bis Z" oder "Z bis A" zu wählen, scrolle nach unten und wähle den Eintrag "Benutzerdefinierte Liste..." aus. 

Es öffnet sich das Dialogfenster "Benutzerdefinierte Listen". Auf der linken Seite siehst du eine Liste der vorhandenen Benutzerdefinierten Listen, einschließlich der von Excel eingebauten Listen für die Wochentage und Monate. Wähle in dieser Liste die eingebaute Liste aus, die deinen Daten entspricht, in diesem Fall die Liste mit den vollen Monatsnamen ("Januar, Februar, März, April, Mai, Juni, Juli, August, September, Oktober, November, Dezember"). Klicke auf "OK", um das Dialogfenster "Benutzerdefinierte Listen" zu schließen. Klicke nun erneut auf "OK" im Dialogfenster "Sortieren". Deine Datenliste wird nun basierend auf den Monatsnamen in der korrekten chronologischen Reihenfolge sortiert. 

Nun möchten wir lernen, wie du eigene Benutzerdefinierte Listen erstellst. Dies ist nützlich, wenn deine Sortierreihenfolge nicht einer der eingebauten Listen entspricht. Gehe zu "Datei" und klicke auf "Optionen". Im Dialogfenster "Excel-Optionen" wähle links den Punkt "Erweitert" aus. Scrolle im rechten Bereich weit nach unten, bis du den Abschnitt "Allgemein" findest. Klicke dort auf den Button "Benutzerdefinierte Listen bearbeiten...". Es öffnet sich erneut das Dialogfenster "Benutzerdefinierte Listen". 

Auf der linken Seite, unter "Benutzerdefinierte Listen", wähle "NEUE LISTE" aus. Auf der rechten Seite, unter "Listeneinträge:", kannst du nun die Elemente deiner eigenen Sortierliste Zeile für Zeile eingeben. Gib den ersten Eintrag ein und drücke Enter, gib den zweiten Eintrag ein und drücke Enter, und so weiter. Die Reihenfolge, in der du die Einträge eingibst, ist die Reihenfolge, nach der später sortiert wird. Zum Beispiel, gib ein: "Niedrig", drücke Enter, "Mittel", drücke Enter, "Hoch". Alternativ zum manuellen Eingeben kannst du auch eine Liste importieren, die du bereits in Zellen auf einem Tabellenblatt erstellt hast. Gib dazu die Listeneinträge in einer einzigen Spalte oder Zeile ein. Gehe dann im Dialogfenster "Benutzerdefinierte Listen" im Bereich "Liste aus Zellen importieren:" in das Feld und markiere den Zellbereich auf deinem Tabellenblatt, der deine Liste enthält. Klicke dann auf den Button "Liste importieren". Deine Liste wird zur Liste der Benutzerdefinierten Listen auf der linken Seite hinzugefügt. 

Nachdem du deine Liste manuell eingegeben oder importiert hast, klicke links auf den Button "Hinzufügen", um die neue Liste zur Sammlung der Benutzerdefinierten Listen hinzuzufügen. Deine neue Liste erscheint nun in der Liste der Benutzerdefinierten Listen. Klicke auf "OK", um das Dialogfenster "Benutzerdefinierte Listen" zu schließen, und dann erneut auf "OK" im Dialogfenster "Excel-Optionen". Deine eigene Benutzerdefinierte Liste ist nun in Excel gespeichert. 

Die Verwendung deiner eigenen Benutzerdefinierten Liste für die Sortierung funktioniert genauso wie die Verwendung einer eingebauten Liste. Wähle deine Datenliste aus. Gehe im Reiter "Daten" auf "Sortieren". Wähle im Dialogfenster "Sortieren" die Spalte aus, die die Werte aus deiner Benutzerdefinierten Liste enthält. Wähle für "Reihenfolge" den Eintrag "Benutzerdefinierte Liste...". Im Dialogfenster "Benutzerdefinierte Listen" wähle deine neu erstellte Liste aus (z. B. "Niedrig, Mittel, Hoch"). Klicke auf "OK" in beiden Dialogfenstern. Deine Daten werden nun nach deiner eigenen Prioritätenliste sortiert. 

Es ist wichtig zu wissen, dass Benutzerdefinierte Listen in den Excel-Optionen gespeichert werden und nicht in einer bestimmten Arbeitsmappe. Das bedeutet, dass die Listen, die du erstellst, auf jedem Arbeitsblatt und in jeder Arbeitsmappe verfügbar sind, die du mit derselben Excel-Installation öffnest (und für dasselbe Benutzerprofil). Achte darauf, dass die Einträge in deiner Datenliste exakt mit den Einträgen in deiner Benutzerdefinierten Liste übereinstimmen, damit die Sortierung funktioniert. 

Die Benutzerdefinierte Sortierung mit Benutzerdefinierten Listen ist ein einfaches, aber unglaublich praktisches Werkzeug, um deine Daten genau nach deinen Vorgaben zu organisieren. Sie erweitert die Standard-Sortieroptionen und ermöglicht eine logische Anordnung von Textdaten, die über das Alphabet hinausgeht. Nutze die eingebauten Listen für Wochentage und Monate und erstelle deine eigenen Listen für wiederkehrende Sortieranforderungen. 

Mit der Benutzerdefinierten Sortierung hast du heute ein weiteres mächtiges Werkzeug in deine Excel-Zauberkiste aufgenommen, das dir hilft, deine Daten perfekt zu organisieren. In den nächsten Artikeln von Excel Zauber werden wir uns weiteren fortgeschrittenen Techniken und Funktionen widmen, die dich auf deinem Weg zum Excel-Meister weiter begleiten werden. Bleib sortiert und lass dich weiterhin von der Magie von Excel verzaubern!