Datenüberprüfung mit Formeln – Definiere eigene, intelligente Eingaberegeln!

Ein regelkonformes Willkommen zurück, liebe Excel-Enthusiasten und Daten-Qualitätsmanager! Ich freue mich riesig, dich erneut hier bei Excel Zauber begrüßen zu dürfen, bereit für ein weiteres entscheidendes Kapitel, das deine Fähigkeit, die Qualität deiner Daten sicherzustellen, auf ein fortgeschrittenes Level hebt. Wir haben bereits gelernt, wie wichtig Datenqualität ist und wie man mit der einfachen Datenüberprüfung Listen für Dropdowns erstellt oder Eingaben auf Zahlen in einem bestimmten Bereich beschränkt. Doch was ist, wenn deine Eingaberegeln komplexer sind? Wenn ein Wert von einem anderen Wert in einer anderen Zelle abhängen soll, wenn ein Eintrag eindeutig sein muss oder wenn ein Feld nur unter bestimmten Bedingungen obligatorisch ist? Die Standardregeln der Datenüberprüfung reichen hier oft nicht aus. Hier kommt eine mächtige und flexible Option ins Spiel: die Datenüberprüfung mit einer Benutzerdefinierten Formel. Sie ermöglicht es dir, deine eigenen intelligenten Eingaberegeln zu definieren, basierend auf jeder Logik, die du in einer Excel-Formel ausdrücken kannst. Klingt nach maßgeschneiderter Datenkontrolle? Das ist es in der Tat! Lass uns gemeinsam lernen, wie du benutzerdefinierte Formeln für die Datenüberprüfung verwendest. 

Was genau bedeutet Datenüberprüfung mit einer Benutzerdefinierten Formel? Anstatt im Dialogfenster "Datenüberprüfung" eine der vordefinierten Regeln (wie ganze Zahl, Dezimalzahl, Liste, Datum) auszuwählen, wählst du die Option "Benutzerdefiniert". Daraufhin erscheint ein Feld, in das du eine Excel-Formel eingeben kannst. Diese Formel ist deine Regel. Wenn ein Benutzer versucht, Daten in eine Zelle einzugeben, auf die diese Regel angewendet wird, wertet Excel deine Formel aus. Wenn die Formel das Ergebnis WAHR (TRUE) liefert, ist die Eingabe gültig und wird akzeptiert. Wenn die Formel das Ergebnis FALSCH (FALSE) liefert, ist die Eingabe ungültig, und Excel zeigt die Fehlermeldung an, die du für die Datenüberprüfung festgelegt hast (sofern aktiviert). 

Warum solltest du Datenüberprüfung mit einer Benutzerdefinierten Formel verwenden? Sie gibt dir die maximale Flexibilität, um genau die Eingaberegeln zu definieren, die du benötigst, auch wenn diese Regeln komplex sind und von anderen Zelleninhalten abhängen. Du kannst zum Beispiel sicherstellen, dass ein Enddatum immer nach einem Startdatum liegt (wobei das Startdatum in einer anderen Zelle steht). Du kannst erzwingen, dass Werte in einer Spalte eindeutig sein müssen. Du kannst ein Feld nur dann als erforderlich markieren, wenn in einem anderen Feld eine bestimmte Auswahl getroffen wurde. Mit benutzerdefinierten Formeln kannst du Datenqualität auf einem sehr präzisen und dynamischen Niveau sicherstellen, was besonders wichtig für die Erstellung von Daten-Eingabeformularen in Excel ist. 

Um eine Datenüberprüfung mit einer Benutzerdefinierten Formel anzuwenden, beginne damit, die Zelle(n) auszuwählen, für die du die Regel festlegen möchtest. Gehe im Menüband zum Reiter "Daten". In der Gruppe "Datentools" klicke auf den Button "Datenüberprüfung". Es öffnet sich das Dialogfenster "Datenüberprüfung". Wechsle zum Reiter "Einstellungen". Im Dropdown-Menü "Zulassen" wähle ganz unten den Eintrag "Benutzerdefiniert" aus. Nun erscheint das Feld "Formel". In dieses Feld gibst du deine benutzerdefinierte Formel ein. 

Es ist entscheidend zu verstehen, wie Excel diese Formel interpretiert. Die Formel, die du eingibst, wird aus der Perspektive der ersten Zelle in dem Bereich ausgewertet, den du für die Datenüberprüfung ausgewählt hast. Wenn du also die Zellen B2:B10 für die Datenüberprüfung auswählst und deine Formel schreibst, verhält sich Excel so, als ob es die Formel für Zelle B2 auswertet. Wenn es dann eine Eingabe in Zelle B3 prüft, passt es die relativen Bezüge in deiner Formel automatisch an, so wie es bei normalen Formeln der Fall wäre. Daher ist die korrekte Verwendung von relativen und absoluten Bezügen ($) in deiner Formel sehr wichtig. Die Formel muss immer das Ergebnis WAHR (für gültig) oder FALSCH (für ungültig) liefern. 

Lass uns einige Beispiele für benutzerdefinierte Formeln für die Datenüberprüfung betrachten: 

• Beispiel 1: Ein Datum muss nach einem Startdatum liegen. Angenommen, Zelle A1 enthält das Startdatum, und du möchtest sicherstellen, dass jedes Datum, das in den Zellen B2:B10 eingegeben wird, nach dem Datum in A1 liegt. Wähle den Bereich B2:B10 aus. Wähle "Benutzerdefiniert" und gib im Feld "Formel" ein: =B2>$A$1. Erklärung: B2 ist der relative Bezug zur ersten Zelle im angewendeten Bereich. Wenn Excel die Formel für B3 auswertet, wird sie zu B3>$A$1. $A$1 ist ein absoluter Bezug und bleibt immer A1. Die Formel ist WAHR, wenn das Datum in der Zelle größer ist als das Datum in A1. 
• Beispiel 2: Werte in einer Spalte müssen eindeutig sein. Du möchtest sicherstellen, dass jede Artikelnummer, die in den Zellen C2:C100 eingegeben wird, nur einmal in diesem Bereich vorkommt. Wähle den Bereich C2:C100 aus. Wähle "Benutzerdefiniert" und gib im Feld "Formel" ein: =ZÄHLENWENN($C$2:$C$100;C2)=1. Erklärung: ZÄHLENWENN($C$2:$C$100;C2) zählt, wie oft der Wert in der Zelle C2 (relativer Bezug) im gesamten Bereich C2:C100 (absoluter Bezug) vorkommt. =1 prüft, ob die Zählung genau 1 ergibt. Die Formel ist WAHR nur dann, wenn der Wert eindeutig ist. 
• Beispiel 3: Ein Feld ist nur unter bestimmten Bedingungen obligatorisch. Angenommen, in Zelle A1 befindet sich ein Kontrollkästchen, das mit Zelle B1 verknüpft ist (WAHR, wenn angehakt, FALSCH, wenn nicht). Du möchtest, dass in Zelle C2 eine Eingabe gemacht werden muss, wenn das Kontrollkästchen in A1 angehakt ist. Wenn es nicht angehakt ist, ist keine Eingabe in C2 erforderlich. Wähle Zelle C2 aus. Wähle "Benutzerdefiniert" und gib im Feld "Formel" ein: =WENN($B$1;C2<>"";WAHR). Erklärung: $B$1 ist der absolute Bezug zur verknüpften Zelle des Kontrollkästchens. WENN($B$1; ...) prüft, ob B1 WAHR ist. Wenn ja, wird C2<>"" ausgewertet, was WAHR ist, wenn C2 nicht leer ist. Wenn B1 FALSCH ist, ist das Ergebnis der WENN-Funktion immer WAHR, was bedeutet, dass die Validierung immer bestanden wird, auch wenn C2 leer ist.

Nachdem du deine Formel im Reiter "Einstellungen" eingegeben hast, nutze die Reiter "Eingabemeldung" und "Fehlermeldung" (wie in unserem vorherigen Artikel zur Datenüberprüfung beschrieben), um den Benutzern klare Anweisungen zu geben, welche Eingaben erlaubt sind, und um eine hilfreiche Nachricht anzuzeigen, wenn eine Eingabe ungültig ist. Klicke auf "OK", um die Datenüberprüfung anzuwenden. 

Beachte bei der Datenüberprüfung mit benutzerdefinierten Formeln einige Punkte. Die Formel muss immer ein Boolesches Ergebnis (WAHR/FALSCH) liefern. Die korrekte Verwendung von relativen und absoluten Bezügen ist entscheidend, damit die Formel korrekt für alle Zellen im angewendeten Bereich funktioniert. Komplexe Formeln können schwierig zu schreiben und zu debuggen sein; nutze die Formelüberwachungswerkzeuge, wenn du Probleme hast. Die Datenüberprüfung prüft die Eingabe nur dann, wenn Daten in die Zelle eingegeben oder geändert werden. Sie markiert nicht automatisch bereits vorhandene falsche Daten, es sei denn, diese Zelle wird bearbeitet. Nutze bedingte Formatierung, um bestehende fehlerhafte Daten visuell hervorzuheben. Die Formel, die du im Validierungsdialog eingibst, ist für die Benutzer nicht direkt sichtbar; die Eingabe- und Fehlermeldungen sind daher sehr wichtig, um die Regel zu kommunizieren. 

Die Verwendung von benutzerdefinierten Formeln in der Datenüberprüfung ist ein fortgeschrittenes, aber äußerst mächtiges Werkzeug. Es ermöglicht dir, flexible und intelligente Eingaberegeln zu definieren, die über die Standardoptionen hinausgehen, und so die Datenqualität in deinen Arbeitsblättern erheblich zu verbessern. Es ist besonders nützlich für die Erstellung von robusten Daten-Eingabeformularen. 

Mit der Datenüberprüfung mit Formeln hast du heute ein weiteres mächtiges Werkzeug in deine Excel-Zauberkiste aufgenommen, das dir hilft, die Qualität deiner Daten auf höchstem Niveau sicherzustellen. Experimentiere mit verschiedenen Formeln, um die Regeln zu definieren, die du benötigst. In den nächsten Artikeln von Excel Zauber werden wir uns weiteren fortgeschrittenen Techniken und Funktionen widmen, die dich auf deinem Weg zum Excel-Meister weiter begleiten werden. Bleib präzise und lass dich weiterhin von der Magie von Excel verzaubern!