PIVOTDATEN ZUORDNEN – Hol dir Daten aus Pivot-Tabellen mit robusten Formeln!

Ein strukturiertes Willkommen zurück, liebe Excel-Enthusiasten und Pivot-Tabellen-Beherrscher! Ich freue mich riesig, dich erneut hier bei Excel Zauber begrüßen zu dürfen, bereit für ein weiteres entscheidendes Kapitel, das deine Fähigkeit, Berichte aus Pivot-Tabellen zu erstellen, auf ein neues Level hebt. Wir haben gelernt, wie mächtig Pivot-Tabellen sind, um große Datenmengen schnell zusammenzufassen und zu analysieren. Oftmals möchten wir die Ergebnisse aus einer Pivot-Tabelle jedoch in einem separaten Bericht oder Dashboard nutzen, das neben der Pivot-Tabelle liegt. Hier entsteht ein häufiges Problem: Wenn wir standardmäßige Zellbezüge (wie =A5) verwenden, um Werte aus der Pivot-Tabelle zu holen, brechen diese Bezüge leicht, sobald sich die Pivot-Tabelle ändert – zum Beispiel, wenn du Daten aktualisierst, Felder hinzufügst oder entfernst, die Pivot-Tabelle erweiterst oder reduzierst oder Filter anwendest. Das Layout der Pivot-Tabelle ändert sich, und deine Formeln verweisen plötzlich auf die falschen Zellen oder zeigen Fehler an. Hier kommt eine magische Funktion ins Spiel, die speziell dafür entwickelt wurde, dieses Problem zu lösen: die Funktion PIVOTDATEN ZUORDNEN (auf Englisch GETPIVOTDATA genannt). Sie ermöglicht es dir, Daten aus einer Pivot-Tabelle anhand ihrer internen Struktur und Bezeichnungen abzurufen, wodurch die Bezüge robust und unabhängig vom physischen Zelllayout werden. Klingt nach einer zuverlässigen Lösung für Pivot-Berichte? Das ist es in der Tat! Lass uns gemeinsam lernen, wie du PIVOTDATEN ZUORDNEN nutzt, um Daten stabil aus deinen Pivot-Tabellen zu extrahieren. 

Was genau macht die Funktion PIVOTDATEN ZUORDNEN? Stell dir vor, deine Pivot-Tabelle zeigt die Summe der Umsätze pro Region und Produktkategorie. Die Summe für "Region Nord" und "Produktkategorie Elektronik" steht vielleicht gerade in Zelle B5. Wenn du mit einem normalen Bezug =B5 darauf verweist und dann einen Filter in der Pivot-Tabelle änderst, verschiebt sich die Zelle mit der Summe für "Nord" und "Elektronik" möglicherweise auf eine andere Adresse, und dein =B5-Bezug zeigt nicht mehr den gewünschten Wert. Die Funktion PIVOTDATEN ZUORDNEN löst dieses Problem, indem sie nicht auf die Zelladresse verweist, sondern auf die Kombination von Feldern und Elementen innerhalb der Pivot-Tabelle. Sie sucht nach dem Wert im Datenfeld (z. B. "Umsatz"), der sich am Schnittpunkt der angegebenen Feld-Element-Paare befindet (z. B. wo das Feld "Region" den Wert "Nord" hat UND das Feld "Produktkategorie" den Wert "Elektronik"). Da sie auf die logische Struktur der Pivot-Tabelle verweist, funktioniert die Formel auch dann, wenn sich das Layout ändert. 

Warum solltest du PIVOTDATEN ZUORDNEN verwenden? Der Hauptgrund ist die Robustheit deiner Berichte. Wenn du Summaries, Kennzahlen oder Berechnungen in Zellen neben einer Pivot-Tabelle erstellst, die Werte aus der Pivot-Tabelle verwenden, sind diese Formeln mit PIVOTDATEN ZUORDNEN immun gegen Layoutänderungen in der Pivot-Tabelle. Egal ob du Zeilen oder Spalten hinzufügst, entfernst, die Pivot-Tabelle erweiterst oder komprimierst oder Filter anwendest – die PIVOTDATEN ZUORDNEN-Formel findet den richtigen Wert, solange die angegebene Kombination von Feld und Element in der Pivot-Tabelle existiert und sichtbar ist. Dies ist unerlässlich, um verlässliche und wartbare Berichte zu erstellen, die auf Pivot-Tabellen basieren. Es erspart dir das manuelle Korrigieren von Bezügen nach jeder Aktualisierung oder Änderung der Pivot-Tabelle. 

Lass uns die Syntax von PIVOTDATEN ZUORDNEN betrachten. Sie sieht auf den ersten Blick etwas komplex aus, ist aber logisch aufgebaut: 

=PIVOTDATEN.ZUORDNEN(Datenfeld; Pivot_Tabelle; [Feld1; Element1; Feld2; Element2]; ...) 

• Datenfeld: Dies ist der Name des Datenfeldes (Wertefeldes) in deiner Pivot-Tabelle, dessen Wert du abrufen möchtest. Der Name muss genau mit dem Namen im Wertebereich deiner Pivot-Tabelle übereinstimmen (z. B. "Summe von Umsatz" oder einfach "Umsatz", je nachdem, wie das Feld benannt ist). Diesen Namen gibst du in Anführungszeichen ein. 
• Pivot_Tabelle: Dies ist ein Verweis auf eine einzelne Zelle irgendwo innerhalb deiner Pivot-Tabelle. Es muss keine bestimmte Zelle sein, solange sie Teil der Pivot-Tabelle ist (z. B. A1, wenn deine Pivot-Tabelle bei A1 beginnt). Dieser Verweis sagt Excel, welche Pivot-Tabelle gemeint ist, besonders nützlich, wenn du mehrere Pivot-Tabellen auf einem Blatt hast. 
• [Feld1; Element1; Feld2; Element2]; ...: Dies sind optionale Paare von Feldnamen und Elementnamen, die die spezifische Schnittmenge in der Pivot-Tabelle definieren, aus der du den Wert abrufen möchtest. Ein Feldname ist der Name eines Feldes aus dem Zeilen-, Spalten-, Filter- oder Wertebereich (z. B. "Region", "Produktkategorie"). Ein Elementname ist der spezifische Wert innerhalb dieses Feldes, den du suchst (z. B. "Nord", "Elektronik"). Beide Namen müssen in Anführungszeichen stehen und genau mit den Namen in deiner Pivot-Tabelle übereinstimmen. Du kannst beliebig viele Feld-Element-Paare angeben, um die Schnittmenge präzise zu definieren.

Die einfachste Art, eine PIVOTDATEN ZUORDNEN-Formel zu erstellen, ist, sie automatisch von Excel generieren zu lassen. Excel tut dies standardmäßig, wenn du in einer Zelle außerhalb der Pivot-Tabelle ein Gleichheitszeichen = eingibst und dann auf eine Zelle innerhalb der Pivot-Tabelle klickst, die einen Datenwert enthält. Lass uns das ausprobieren. Erstelle eine Pivot-Tabelle. Klicke in eine leere Zelle neben deiner Pivot-Tabelle. Gib ein: =. Klicke nun auf eine Zelle in deiner Pivot-Tabelle, die einen Wert im Wertebereich anzeigt (z. B. die Zelle, die den Umsatz für "Nord" und "Elektronik" zeigt). Während du klickst, wirst du sehen, wie Excel in deiner Bearbeitungsleiste automatisch die PIVOTDATEN ZUORDNEN-Formel mit allen Argumenten erstellt, basierend auf der Zelle, die du angeklickt hast. Drücke Enter. Die Zelle neben deiner Pivot-Tabelle zeigt nun den Wert aus der angeklickten Pivot-Tabellen-Zelle, aber über eine robuste PIVOTDATEN ZUORDNEN-Formel. 

Obwohl die automatische Generierung sehr praktisch ist, hilft es, die Funktion auch manuell zu verstehen, um flexiblere Formeln erstellen zu können. Du kannst die Argumente auch selbst eingeben oder auf Zellen verweisen, die die Elementnamen enthalten (was die Formel dynamisch macht). Beginne in einer Zelle außerhalb der Pivot-Tabelle: =PIVOTDATEN.ZUORDNEN(. Gib das Datenfeld in Anführungszeichen ein: "Umsatz". Gib ein Semikolon ;. Klicke auf eine beliebige Zelle in deiner Pivot-Tabelle (z. B. A1). Gib ein Semikolon ;. Nun beginne mit den Feld-Element-Paaren. Gib den ersten Feldnamen in Anführungszeichen ein: "Region". Gib ein Semikolon ;. Gib den Elementnamen in Anführungszeichen ein: "Nord". Gib ein Semikolon ;. Füge das nächste Paar hinzu: "Produktkategorie"; "Elektronik". Schließe die Klammer ). Deine Formel könnte lauten: =PIVOTDATEN.ZUORDNEN("Umsatz"; A1; "Region"; "Nord"; "Produktkategorie"; "Elektronik"). Drücke Enter. 

Der wahre Vorteil der manuellen Eingabe zeigt sich, wenn du die Elementnamen aus anderen Zellen beziehen möchtest. Angenommen, du hast in Zelle C1 den Text "Nord" und in Zelle C2 den Text "Elektronik" stehen. Du möchtest nun eine Formel, die den Umsatz für die Region und Produktkategorie anzeigt, die in C1 und C2 stehen. Deine Formel wäre: =PIVOTDATEN.ZUORDNEN("Umsatz"; A1; "Region"; C1; "Produktkategorie"; C2). Beachte, dass die Verweise auf C1 und C2 nicht in Anführungszeichen stehen, da es sich um Zellbezüge handelt, nicht um Textstrings. Ändere nun den Text in Zelle C1 zu "Süd" und den Text in Zelle C2 zu "Kleidung". Die Formel aktualisiert sich automatisch und holt den Umsatz für "Süd" und "Kleidung" aus der Pivot-Tabelle. Dies ist enorm leistungsstark für die Erstellung von Berichten, bei denen Benutzer Kriterien in Zellen auswählen können. 

Manchmal stört die automatische Generierung von PIVOTDATEN ZUORDNEN, besonders wenn du bewusst mit Standardzellbezügen auf deine Pivot-Tabelle verweisen möchtest (achte aber auf die Nachteile!). Du kannst die automatische Generierung deaktivieren. Gehe zu "Datei" > "Optionen" > "Formeln". Entferne im Bereich "Arbeiten mit Formeln" das Häkchen bei "Mit PIVOTDATEN.ZUORDNEN Formeln verwenden (empfohlen)". Klicke auf "OK". Nun erstellt Excel beim Klicken auf Pivot-Tabellen-Zellen wieder Standardzellbezüge. 

Einige wichtige Punkte zu beachten: Die Namen für das Datenfeld, die Feldnamen und die Elementnamen in deiner PIVOTDATEN ZUORDNEN-Formel müssen exakt mit den Namen in deiner Pivot-Tabelle übereinstimmen. Achte auf Groß-/Kleinschreibung und Leerzeichen. Wenn die Kombination von Feld und Elementen, die du in der Formel angibst, in der aktuellen Ansicht der Pivot-Tabelle nicht existiert oder ausgefiltert ist, gibt die PIVOTDATEN ZUORDNEN-Formel einen Fehler zurück (z. B. #BEZUG! oder #WERT!). 

Die Funktion PIVOTDATEN ZUORDNEN ist ein essenzielles Werkzeug für jeden, der Berichte oder Dashboards erstellt, die Daten aus Pivot-Tabellen ziehen. Sie stellt sicher, dass deine Formeln robust sind und nicht durch Layoutänderungen in der Pivot-Tabelle beeinträchtigt werden. Indem du lernst, diese Funktion manuell zu verwenden und Kriterien aus anderen Zellen zu beziehen, kannst du äußerst flexible und dynamische Pivot-Berichte erstellen. 

Mit der Funktion PIVOTDATEN ZUORDNEN hast du heute ein weiteres mächtiges Werkzeug in deine Excel-Zauberkiste aufgenommen, das dir hilft, zuverlässige Berichte aus Pivot-Tabellen zu erstellen. Nutze sie, um deine Formeln stabil zu machen und das volle Potenzial deiner Pivot-Tabellen auszuschöpfen. In den nächsten Artikeln von Excel Zauber werden wir uns weiteren fortgeschrittenen Techniken und Funktionen widmen, die dich auf deinem Weg zum Excel-Meister weiter begleiten werden. Bleib robust und lass dich weiterhin von der Magie von Excel verzaubern!