Sicher in Excel navigieren – Wichtige Sicherheits- und Datenschutztipps für deine Daten!

Hallo und herzlich willkommen zurück bei Excel Zauber! Bislang haben wir uns intensiv damit beschäftigt, wie ihr Excel optimal nutzen könnt, um Daten zu verwalten, zu analysieren und zu präsentieren. Doch in der heutigen digitalen Welt ist ein Thema genauso wichtig wie die Funktionalität selbst: die Sicherheit und der Datenschutz eurer Excel-Dateien. Wenn ihr sensible Informationen in euren Tabellen speichert, ist es unerlässlich, sie vor unbefugtem Zugriff oder versehentlichen Änderungen zu schützen. Heute zeigen wir euch wichtige Schritte und bewährte Methoden, wie ihr eure Excel-Arbeitsmappen sichern und eure Daten schützen könnt. Macht euch bereit, eure digitalen Schätze zu bewachen! 

Warum Sicherheit in Excel so wichtig ist 

Gerade in Unternehmen werden in Excel oft Daten verarbeitet, die streng vertraulich sind: Kundendaten, Finanzinformationen, Personaldaten, strategische Planungen. Wenn solche Informationen in falsche Hände geraten oder versehentlich verändert oder gelöscht werden, können die Folgen gravierend sein. Das reicht von Reputationsschäden über finanzielle Verluste bis hin zu rechtlichen Konsequenzen. Auch im privaten Bereich ist es wichtig, persönliche Daten oder Finanzübersichten zu schützen. Excel bietet glücklicherweise eine Reihe von Funktionen, um eure Daten zu sichern. Es ist eure Verantwortung, diese auch zu nutzen. 

Arbeitsmappen mit Kennwort schützen – Der erste Riegel 

Der einfachste und oft erste Schritt, um eure Excel-Datei vor unbefugtem Öffnen zu schützen, ist das Verschlüsseln mit einem Kennwort. 

Um eine Arbeitsmappe mit einem Kennwort zu versehen, geht ihr in Excel auf "Datei" und dann auf "Informationen". In der Rubrik "Arbeitsmappe schützen" klickt ihr auf die Option "Mit Kennwort verschlüsseln". Es öffnet sich ein kleines Dialogfeld, in dem ihr euer Kennwort eingeben könnt. Wählt ein starkes Kennwort – das bedeutet, eine Kombination aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Vermeidet einfache Wörter oder Geburtsdaten. Merkt euch das Kennwort unbedingt gut, denn wenn ihr es vergesst, gibt es keine Möglichkeit, die Datei wiederherzustellen! Excel warnt euch auch explizit davor. 

Nachdem ihr das Kennwort eingegeben und bestätigt habt, ist eure Arbeitsmappe verschlüsselt. Jedes Mal, wenn jemand versucht, die Datei zu öffnen, wird er zur Eingabe des Kennworts aufgefordert. Ohne das richtige Kennwort bleibt die Datei unzugänglich. Dies ist ein grundlegender Schutz gegen neugierige Blicke. 

Blätter und Zellen schützen – Kontrolle über Änderungen 

Manchmal möchtet ihr nicht die ganze Arbeitsmappe schützen, sondern nur bestimmte Teile, zum Beispiel Formeln, die niemand versehentlich überschreiben soll, oder Daten, die nur angesehen, aber nicht bearbeitet werden dürfen. Hier kommen der Blattschutz und der Zellschutz ins Spiel. 

Standardmäßig sind in Excel alle Zellen eines Blattes "gesperrt". Das bedeutet jedoch nur, dass sie gesperrt werden können, *sobald der Blattschutz aktiviert ist*. Bevor ihr ein Blatt schützt, müsst ihr also festlegen, welche Zellen _nicht_ gesperrt sein sollen. 

Wählt die Zellen aus, die Benutzer bearbeiten dürfen sollen. Klickt mit der rechten Maustaste auf die Auswahl und wählt "Zellen formatieren". Geht zur Registerkarte "Schutz" und entfernt das Häkchen bei "Gesperrt". Klickt auf "OK". Nun sind diese Zellen "entsperrt". 

Nachdem ihr die nicht gesperrten Zellen festgelegt habt, könnt ihr das Arbeitsblatt schützen. Geht zur Registerkarte "Überprüfen" und klickt in der Gruppe "Schützen" auf "Blatt schützen". Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem ihr genau festlegen könnt, welche Aktionen Benutzer auf dem Blatt ausführen dürfen, auch wenn das Blatt geschützt ist (z.B. "Zellen formatieren", "Spalten einfügen", "Filter verwenden"). Wählt die gewünschten Optionen aus und legt optional ein Kennwort fest, um den Schutz später aufheben zu können. Bestätigt mit "OK". 

Sobald der Blattschutz aktiv ist, können Benutzer nur noch die Zellen bearbeiten, die ihr als "ungesperrt" definiert habt. Alle anderen gesperrten Zellen (standardmäßig alle, die ihr nicht manuell entsperrt habt) können nicht bearbeitet werden. Dies ist extrem nützlich, um die Integrität eurer Formeln und wichtigen Daten zu gewährleisten. 

Arbeitsmappenstruktur schützen – Keine unerwünschten Änderungen an der Struktur 

Manchmal ist es nicht der Inhalt einzelner Zellen, der geschützt werden muss, sondern die Struktur der Arbeitsmappe selbst. Vielleicht habt ihr eine komplexe Anordnung von Tabellenblättern, ausgeblendeten Blättern oder bestimmten Ansichten, die nicht geändert werden sollen. 

Um die Struktur der Arbeitsmappe zu schützen, geht ihr zur Registerkarte "Überprüfen" und klickt in der Gruppe "Schützen" auf "Arbeitsmappe schützen". Auch hier könnt ihr ein optionales Kennwort vergeben. Wenn dieser Schutz aktiviert ist, können Benutzer keine neuen Blätter hinzufügen, bestehende Blätter löschen, umbenennen oder verschieben, und auch keine Blätter ein- oder ausblenden. Dies ist besonders wichtig, wenn eure Arbeitsmappe aus vielen miteinander verknüpften Blättern besteht und die Struktur erhalten bleiben muss, damit alles korrekt funktioniert. 

Sensible Daten visualisieren, ohne sie zu teilen – Verknüpfungen nutzen 

Manchmal habt ihr Daten, die ihr visualisieren oder in einem Bericht zusammenfassen möchtet, die aber aus Sicherheitsgründen nicht direkt in der Berichtsdatei gespeichert werden dürfen. In solchen Fällen könnt ihr Verknüpfungen zu externen Datenquellen nutzen. 

Wir haben bereits über Power Query gesprochen. Power Query ermöglicht es euch, Daten aus Datenbanken, Textdateien oder anderen Excel-Dateien zu importieren, ohne die Quelldaten in eure Berichtsdatei zu kopieren. Die Berichtsdatei enthält dann nur eine "Verknüpfung" zu den Daten. Wenn sich die Quelldaten ändern, müsst ihr nur die Abfrage aktualisieren, und euer Bericht zeigt die neuesten Informationen an. Dies ist ein hervorragender Weg, um Daten zu nutzen, die auf einem sicheren Server liegen, ohne Kopien erstellen zu müssen, die potenziell unsicher sind. 

Um eine Verknüpfung zu einer externen Datei herzustellen, geht ihr auf "Daten" > "Daten abrufen" > "Aus Datei" und wählt den entsprechenden Dateityp. Nachdem ihr die Daten importiert und transformiert habt, könnt ihr sie als Verbindung in eurem Excel-Arbeitsblatt belassen und damit Pivot-Tabellen oder Diagramme erstellen. Die eigentlichen Rohdaten bleiben sicher am Originalspeicherort. 

Regelmäßige Backups – Die letzte Rettung 

Unabhängig von allen Schutzmaßnahmen ist das Wichtigste, was ihr für die Datensicherheit tun könnt, regelmäßige Backups eurer Excel-Dateien zu erstellen. Ein Systemabsturz, ein versehentliches Löschen oder sogar ein Virus kann eure Arbeit zunichtemachen. 

Speichert eure Dateien regelmäßig und sichert sie an einem zweiten Ort, zum Beispiel auf einer externen Festplatte, einem Netzlaufwerk oder in einem Cloud-Speicher wie OneDrive, Google Drive oder Dropbox. Viele Cloud-Dienste bieten automatische Synchronisation und Versionsverwaltung an, sodass ihr immer auf frühere Versionen eurer Datei zugreifen könnt, falls etwas schiefgeht. Macht es euch zur Gewohnheit, nach wichtigen Arbeitsschritten zu speichern und in regelmäßigen Abständen Backups eurer gesamten Arbeitsmappen zu erstellen. Das ist eure Versicherung gegen Datenverlust. 

Denkt an das "Menschliche Element" 

Selbst die besten technischen Schutzmaßnahmen sind nur so gut wie das Bewusstsein der Nutzer. Teilt eure Kennwörter niemals mit anderen und seid vorsichtig beim Öffnen von Excel-Dateien aus unbekannten Quellen, die Makros enthalten könnten. Makros können schädlichen Code enthalten. Wenn ihr eine solche Datei öffnet, zeigt Excel eine Sicherheitswarnung an. Aktiviert Makros nur, wenn ihr der Quelle vertraut. 

Informiert euch über die Datenschutzrichtlinien in eurem Unternehmen und haltet euch an diese. Seid verantwortungsbewusst im Umgang mit sensiblen Daten, denn Sicherheit ist eine Gemeinschaftsaufgabe.