Gemeinsam zum Erfolg – Teamwork und Zusammenarbeit in Excel!

Hallo und herzlich willkommen zurück bei Excel Zauber! Bisher haben wir uns hauptsächlich darauf konzentriert, wie ihr Excel als Einzelkämpfer meistern könnt. Doch in der heutigen Arbeitswelt ist Zusammenarbeit der Schlüssel zum Erfolg. Selten arbeitet man völlig isoliert an Daten. Oft müssen mehrere Personen an derselben Excel-Datei arbeiten, Feedback geben oder Informationen austauschen. Heute tauchen wir in die Welt des Teamworks in Excel ein und zeigen euch, wie ihr effektiv mit anderen zusammenarbeitet, eure Daten sicher teilt und den Überblick behaltet. Macht euch bereit, eure Excel-Fähigkeiten auf ein kollaboratives Niveau zu heben! 

Arbeitsmappen freigeben und gemeinsam bearbeiten – Echtzeit-Kollaboration 

Die Zeiten, in denen man Excel-Dateien per E-Mail hin und her schicken musste und am Ende nicht wusste, welche Version die aktuellste war, sind zum Glück vorbei. Moderne Excel-Versionen, insbesondere in Verbindung mit Cloud-Diensten wie Microsoft OneDrive oder SharePoint, ermöglichen die gemeinsame Bearbeitung von Arbeitsmappen in Echtzeit. Das bedeutet, mehrere Personen können gleichzeitig dieselbe Datei öffnen und Änderungen vornehmen. 

Um eine Arbeitsmappe für die gemeinsame Bearbeitung freizugeben, speichert ihr die Datei zunächst in der Cloud, zum Beispiel auf OneDrive. Klickt dazu in Excel auf "Datei" und dann auf "Speichern unter". Wählt euren OneDrive-Ordner oder eine SharePoint-Bibliothek aus und speichert die Datei dort.

Sobald die Datei in der Cloud gespeichert ist, könnt ihr sie freigeben. Klickt oben rechts im Excel-Fenster auf die Schaltfläche "Teilen". Es öffnet sich ein Dialogfeld. Hier könnt ihr die E-Mail-Adressen der Personen eingeben, mit denen ihr die Datei teilen möchtet. Wichtig ist, die Berechtigungen festzulegen. Standardmäßig ist oft "Kann bearbeiten" ausgewählt, was die gemeinsame Bearbeitung erlaubt. Wenn die Personen die Datei nur ansehen, aber nicht ändern sollen, wählt ihr "Kann anzeigen". Ihr könnt auch eine Nachricht hinzufügen. Klickt dann auf "Senden". 

Die eingeladenen Personen erhalten eine E-Mail mit einem Link zur Datei. Wenn sie den Link öffnen, wird die Datei entweder direkt in der Excel-Web-App im Browser oder in der Desktop-Anwendung geöffnet (je nach ihren Einstellungen). Ihr werdet sehen, dass die Cursor der anderen Benutzer im Arbeitsblatt angezeigt werden, und ihr könnt ihre Änderungen in Echtzeit verfolgen. Das ist eine enorme Zeitersparnis und reduziert Missverständnisse. Achtet darauf, dass alle Beteiligten eine kompatible Excel-Version verwenden, um alle Funktionen voll nutzen zu können.

Kommentare und Notizen nutzen – Feedback direkt in der Zelle 

Direkte Kommunikation ist entscheidend bei der Zusammenarbeit. Anstatt E-Mails mit Verweisen auf Zellen zu schicken, könnt ihr Kommentare und Notizen direkt in euren Excel-Tabellen hinterlassen. So bleibt das Feedback genau dort, wo es hingehört. 

Kommentare (früher "neuer Kommentar" in älteren Excel-Versionen) sind ideal für Diskussionen. Sie ermöglichen es euch, einen Dialog zu einer bestimmten Zelle oder einem Bereich zu führen. Um einen Kommentar hinzuzufügen, wählt die Zelle aus, zu der ihr eine Anmerkung machen möchtet. Geht dann im Menüband auf die Registerkarte "Überprüfen" und klickt in der Gruppe "Kommentare" auf "Neuer Kommentar". Es öffnet sich ein kleines Fenster neben der Zelle, in dem ihr eure Nachricht eingeben könnt. Andere Benutzer können auf diesen Kommentar antworten, wodurch eine Art Chat-Verlauf direkt in der Tabelle entsteht. Dies ist besonders nützlich, wenn ihr Fragen zu bestimmten Datenpunkten habt oder Vorschläge zur Verbesserung machen möchtet. 

Notizen (früher "Kommentare" in älteren Excel-Versionen) sind eher für statische Anmerkungen oder Erklärungen gedacht, die nicht unbedingt eine Antwort erfordern. Sie sind visuell als kleines rotes Dreieck in der oberen rechten Ecke der Zelle erkennbar. Um eine Notiz hinzuzufügen, wählt die Zelle aus, geht zur Registerkarte "Überprüfen" und klickt in der Gruppe "Notizen" auf "Neue Notiz". Gebt euren Text ein. Wenn ein Benutzer über die Zelle fährt, wird die Notiz angezeigt. Notizen eignen sich hervorragend, um Kontext zu liefern, Datenquellen zu dokumentieren oder spezielle Hinweise zu geben. 

Beide Funktionen helfen dabei, die Kommunikation zu strukturieren und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen direkt an den entsprechenden Datenpunkten verfügbar sind. 

Änderungen nachverfolgen und Überarbeitungen verwalten – Wer hat was geändert? 

Bei der gemeinsamen Arbeit an einer Datei ist es oft wichtig zu wissen, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Excel bietet Werkzeuge zur Änderungsnachverfolgung, die euch dabei helfen können. Dies ist besonders nützlich, um den Überblick zu behalten, wenn viele Benutzer an einer Arbeitsmappe arbeiten oder wenn ihr wissen müsst, welche Änderungen von wem vorgenommen wurden, um Probleme zu beheben oder Verantwortlichkeiten zu klären. 

Die Funktion "Änderungen nachverfolgen" ist etwas versteckt und wird in neueren Excel-Versionen oft durch die gemeinsame Bearbeitung in der Cloud ersetzt, da diese einen Versionsverlauf bietet. Wenn ihr jedoch eine lokale Datei habt oder die alte Funktionalität bevorzugt, könnt ihr sie unter "Datei" > "Optionen" > "Symbolleiste für den Schnellzugriff" suchen und zu eurer Schnellzugriffsleiste hinzufügen (Befehl "Änderungen nachverfolgen (Legacy)"). 

Sobald aktiviert, markiert Excel Änderungen farblich und ihr könnt einen Verlauf der Änderungen einsehen. Jede Zelle, die geändert wurde, wird mit einem kleinen Dreieck in der Ecke markiert. Wenn ihr den Mauszeiger über eine solche Zelle bewegt, seht ihr, wer die Änderung wann und was geändert wurde. Ihr könnt sogar entscheiden, welche Änderungen akzeptiert oder abgelehnt werden sollen. 

Viel häufiger und einfacher ist der Versionsverlauf bei Cloud-Dateien. Wenn ihr eine Datei auf OneDrive oder SharePoint speichert, erstellt Excel automatisch Versionen der Datei, wenn Änderungen vorgenommen werden. Um den Versionsverlauf anzuzeigen, öffnet die Datei in Excel (Desktop-App oder Web-App), geht zu "Datei" und dann zu "Informationen". Dort findet ihr die Option "Versionsverlauf". Klickt darauf, und ein Fenster öffnet sich, das alle gespeicherten Versionen der Datei anzeigt, zusammen mit Informationen, wer sie wann geändert hat. Ihr könnt jede frühere Version öffnen, um sie anzusehen, oder sie sogar wiederherstellen, wenn ihr zu einem früheren Zustand zurückkehren möchtet. Das ist ein Rettungsanker, wenn mal etwas schiefgeht oder unerwünschte Änderungen gemacht wurden. 

Arbeitsmappen schützen – Sicherer Datenaustausch 

Wenn ihr eure Arbeitsmappen teilt, möchtet ihr vielleicht nicht, dass jeder Benutzer alles ändern kann. Excel bietet verschiedene Schutzmechanismen, um eure Daten und Formeln vor versehentlichen oder unerwünschten Änderungen zu bewahren. 

Ihr könnt das gesamte Arbeitsblatt schützen oder sogar die gesamte Arbeitsmappe. Um ein Arbeitsblatt zu schützen, wählt ihr die Registerkarte "Überprüfen" und klickt in der Gruppe "Schützen" auf "Blatt schützen". Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem ihr genau festlegen könnt, was Benutzer auf dem Blatt tun dürfen (z.B. Zellen formatieren, Spalten einfügen) und was nicht. Ihr könnt auch ein Kennwort festlegen, um den Schutz aufzuheben. Dies ist nützlich, um sicherzustellen, dass Benutzer nur Daten in bestimmten Eingabebereichen ändern können, während Formeln und wichtige Überschriften geschützt bleiben. 

Um die gesamte Arbeitsmappe zu schützen (Struktur des Arbeitsblatts), was das Hinzufügen, Löschen oder Umbenennen von Blättern verhindert, klickt ihr auf der Registerkarte "Überprüfen" auf "Arbeitsmappe schützen". Auch hier könnt ihr ein Kennwort vergeben. Dies ist wichtig, wenn ihr eine komplexe Struktur mit vielen Tabellenblättern habt, die nicht verändert werden soll. 

Für den ultimativen Schutz könnt ihr sogar die Datei selbst mit einem Kennwort versehen, um das Öffnen zu verhindern. Geht dazu auf "Datei" > "Informationen" > "Arbeitsmappe schützen" > "Mit Kennwort verschlüsseln". Seid hier aber sehr vorsichtig, denn wenn ihr das Kennwort vergesst, ist die Datei unwiederbringlich verloren!