Eigene Vorlagen erstellen – Spare Zeit und standardisiere deine Berichte!

Ein vorbildliches Willkommen zurück, liebe Excel-Enthusiasten und Effizienz-Jäger! Ich freue mich riesig, dich erneut hier bei Excel Zauber begrüßen zu dürfen, bereit für ein weiteres praktisches Kapitel, das deine Arbeitsweise revolutionieren kann. Oftmals erstellen wir in Excel ähnliche Dokumente immer wieder – sei es der Monatsbericht, die Projekt-Statusübersicht, die Reisekostenabrechnung oder eine Rechnung. Jedes Mal von Null zu beginnen, dieselben Überschriften einzutippen, die Formatierungen neu einzustellen und Standardformeln einzufügen, ist mühsam und kostet wertvolle Zeit. Hier kommt ein wunderbares Werkzeug ins Spiel, das dir hilft, diesen Prozess zu standardisieren und zu beschleunigen: Benutzerdefinierte Excel-Vorlagen. Eine Vorlage ist wie ein vorgefertigter Bauplan für deine Arbeitsmappen. Stell dir vor, du öffnest eine neue Datei, und alle standardmäßigen Texte, Formatierungen, Formeln und sogar Diagramme sind bereits vorhanden, bereit, mit neuen Daten gefüllt zu werden – das ist die Magie der eigenen Vorlagen! Klingt nach einer enormen Zeitersparnis und verbesserter Konsistenz? Das ist es in der Tat! Lass uns gemeinsam lernen, wie du eigene Excel-Vorlagen erstellst und nutzt. 

Was genau ist eine Excel-Vorlage (.xltx)? Eine Excel-Vorlage ist ein spezieller Dateityp (mit der Dateiendung .xltx oder .xlsm für Vorlagen mit Makros), der als Muster für neue Arbeitsmappen dient. Wenn du eine Vorlage öffnest, erstellt Excel nicht die Vorlagendatei selbst, sondern eine neue, ungespeicherte Arbeitsmappe, die eine exakte Kopie der Vorlage ist. Die ursprüngliche Vorlagendatei bleibt unverändert, bereit, als Grundlage für unzählige weitere neue Arbeitsmappen zu dienen. In einer Vorlage kannst du nahezu alles speichern, was auch in einer normalen Excel-Arbeitsmappe gespeichert werden kann: Tabellenstrukturen, Text, Formatierungen (Zellformate, Schriftarten, Farben), Formeln, Datenüberprüfungsregeln, bedingte Formatierungen, Diagramme, Pivot-Tabellen, Seitenlayout-Einstellungen (Druckbereich, Kopf-/Fußzeilen) und sogar Makros. 

Warum solltest du eigene Vorlagen erstellen und verwenden? Der Hauptgrund ist die erhebliche Zeitersparnis bei wiederkehrenden Aufgaben. Indem du eine Vorlage mit allen wiederkehrenden Elementen erstellst, vermeidest du es, diese jedes Mal neu einzurichten. Dies führt auch zu einer verbesserten Standardisierung deiner Dokumente. Alle Berichte oder Formulare, die auf derselben Vorlage basieren, haben ein einheitliches Layout, Branding und die gleichen Grundfunktionen. Dies ist besonders wichtig in Teams oder Unternehmen, um ein konsistentes Erscheinungsbild zu gewährleisten und die Datenqualität zu erhöhen, da Standardformeln und Datenüberprüfungen bereits vorhanden sind. Vorlagen dienen als zuverlässiger Ausgangspunkt für neue Projekte oder Berichte. 

Lass uns nun Schritt für Schritt lernen, wie du eine eigene Vorlage erstellst. Der Prozess beginnt mit einer ganz normalen Excel-Arbeitsmappe. Öffne eine leere Arbeitsmappe oder eine bestehende Arbeitsmappe, die bereits einige der Elemente enthält, die du in deiner Vorlage verwenden möchtest. Nun gestaltest du diese Arbeitsmappe genau so, wie deine zukünftigen Dokumente standardmäßig aussehen sollen. Gib alle wiederkehrenden Texte ein, wie Überschriften für Spalten oder Zeilen, Labels, Firmennamen oder Adressinformationen. Stelle die gewünschten Formatierungen ein: Wähle Schriftarten und -größen, setze Rahmen, füge Hintergrundfarben hinzu, wende Zellformatvorlagen an und formatiere Zahlen, Datumsangaben oder Währungen (nutze gerne die benutzerdefinierten Zahlenformate, die wir kennengelernt haben!). Füge Standardformeln ein, die du in jedem Dokument benötigst (z. B. Summen am Ende von Spalten, Formeln für Berechnungen, die auf Eingabewerten basieren). Richte Datenüberprüfungsregeln ein, um die Eingabe in bestimmten Zellen zu steuern, und füge bedingte Formatierungen hinzu, um wichtige Werte hervorzuheben. Wenn deine Vorlage Diagramme oder Pivot-Tabellen enthalten soll, füge diese ein. Du kannst Platzhalterdaten verwenden oder die Diagramme/Pivot-Tabellen so einrichten, dass sie sich automatisch mit neuen Daten aktualisieren. Stelle die gewünschten Seitenlayout-Einstellungen ein, wie den Druckbereich, die Seitenausrichtung, Ränder oder Kopf- und Fußzeilen. Wenn deine Vorlage Makros enthalten soll, stelle sicher, dass diese in der Arbeitsmappe gespeichert sind. 

Nachdem du deine Arbeitsmappe nach deinen Wünschen gestaltet hast, ist es wichtig, eventuelle temporäre Daten oder Beispieleingaben zu entfernen, die nicht standardmäßig in jeder neuen Arbeitsmappe erscheinen sollen. Lass aber die Formeln intakt, auch wenn sie vorübergehend Fehlerwerte anzeigen, weil die Eingabezellen leer sind. Nun speichern wir die Arbeitsmappe als Vorlage. Gehe im Menüband zu "Datei" und klicke auf "Speichern unter". Im Dialogfenster "Speichern unter" wähle den Speicherort für deine Vorlage aus. Klicke dann auf das Dropdown-Menü "Dateityp" und scrolle nach unten, bis du den Eintrag "Excel-Vorlage (*.xltx)" findest. Wähle diesen Dateityp aus. Wenn deine Vorlage Makros enthält, musst du den Dateityp "Excel-Vorlage mit Makros (*.xlsm)" auswählen. Sobald du den Vorlagen-Dateityp auswählst, navigiert Excel möglicherweise automatisch zu einem standardmäßigen Vorlagenordner. Dies ist oft ein guter Ort, um deine benutzerdefinierten Vorlagen zu speichern, da Excel diesen Ordner beim Erstellen neuer Dokumente durchsucht. Du kannst aber auch einen eigenen Ordner wählen, solange du weißt, wo er sich befindet. Gib deiner Vorlage einen aussagekräftigen Dateinamen, zum Beispiel "Monatsbericht_Vorlage" oder "Projekt_Tracker_Vorlage". Klicke auf "Speichern". Deine benutzerdefinierte Vorlage ist nun erstellt und gespeichert. 

Um deine neu erstellte benutzerdefinierte Vorlage zu verwenden, gehst du wie folgt vor. Öffne Excel und gehe zu "Datei" und klicke auf "Neu". Auf dem Bildschirm "Neu" siehst du in der Regel eine Auswahl an Standardvorlagen von Microsoft. Deine benutzerdefinierten Vorlagen erscheinen oft unter Kategorien wie "Persönlich" (oder "Eigene") oder unter dem Namen des Ordners, in dem du die Vorlage gespeichert hast (falls es nicht der Standardvorlagenordner war). Klicke auf die Kategorie oder den Ordner, in dem deine Vorlage gespeichert ist, und wähle deine benutzerdefinierte Vorlage aus. Klicke darauf. Excel wird nun eine brandneue Arbeitsmappe öffnen (mit einem temporären Namen wie "Mappe1" oder "Arbeitsmappe1"), die eine exakte Kopie deiner Vorlage ist. Du kannst nun Daten in diese neue Arbeitsmappe eingeben, Formeln werden automatisch berechnet, Formatierungen sind bereits vorhanden und alle Elemente aus deiner Vorlage stehen dir zur Verfügung. Wenn du diese neue Arbeitsmappe speicherst, speicherst du sie als normale Excel-Datei (.xlsx oder .xlsm), ohne die ursprüngliche Vorlagendatei zu verändern. 

Das Verwalten deiner benutzerdefinierten Vorlagen ist einfach. Du kannst die Vorlagendateien (.xltx oder .xlsm) im Windows Explorer (oder dem Dateimanager deines Betriebssystems) im Ordner suchen, in dem du sie gespeichert hast, und sie dort wie gewohnt löschen, umbenennen oder kopieren. 

Beim Erstellen von Vorlagen solltest du einige Überlegungen anstellen. Entscheide, ob du Standardformeln mit Platzhalterdaten füllen möchtest oder die Eingabezellen leer lassen möchtest, sodass Benutzer direkt ihre Daten eingeben können. Wenn du Formeln verwendest, die auf externe Daten verweisen, überlege, ob diese Verknüpfungen in der Vorlage erhalten bleiben sollen. Wenn die Vorlage Makros enthält, erinnere dich daran, sie als .xlsm-Vorlage zu speichern und stelle sicher, dass die Benutzer, die die Vorlage verwenden, Makros in Excel aktivieren können. 

Das Erstellen und Verwenden von benutzerdefinierten Excel-Vorlagen ist ein strategischer Schritt, um deine Arbeitsabläufe zu optimieren und die Effizienz und Konsistenz deiner Dokumente zu steigern. Es ist ein unverzichtbares Werkzeug für jeden, der regelmäßig ähnliche Aufgaben in Excel bearbeitet. 

Mit der Fähigkeit, eigene Vorlagen zu erstellen, hast du heute ein weiteres mächtiges Werkzeug in deine Excel-Zauberkiste aufgenommen, das dir hilft, deine Arbeit zu standardisieren und Zeit zu sparen. In den nächsten Artikeln von Excel Zauber werden wir uns weiteren fortgeschrittenen Techniken und Funktionen widmen, die dich auf deinem Weg zum Excel-Meister weiter begleiten werden. Bleib organisiert und lass dich weiterhin von der Magie von Excel verzaubern!