Dein persönliches Datenarchiv in Excel – Externe Datenquellen und Verknüpfungen clever nutzen!

Excel ist nicht nur hervorragend dafür geeignet, Daten zu erstellen und zu bearbeiten, die direkt in den Tabellen eingegeben werden. Es ist auch ein mächtiges Werkzeug, um Daten aus externen Quellen zu integrieren und zu analysieren. Stell dir vor, du könntest Verkaufszahlen direkt aus deiner Datenbank importieren oder Finanzdaten von einer Webseite abrufen und diese dann in deiner gewohnten Excel-Umgebung auswerten. Das spart nicht nur Zeit und reduziert manuelle Fehler, sondern eröffnet auch ganz neue Möglichkeiten für deine Datenanalyse. Heute tauchen wir in die Welt der externen Datenquellen ein und zeigen dir, wie du Excel zu deinem zentralen Datenarchiv machst.

Warum externe Daten in Excel so wertvoll sind 

In vielen Unternehmen sind Daten auf verschiedene Systeme verteilt: Finanzsysteme, Warenwirtschaftssysteme, CRM-Tools oder sogar einfach andere Excel-Dateien und Textdokumente. Manuelles Kopieren und Einfügen ist mühsam, fehleranfällig und vor allem nicht aktuell. Wenn sich die Quelldaten ändern, musst du den Vorgang wiederholen. Indem du externe Daten direkt in Excel verknüpfst, stellst du sicher, dass deine Analysen immer auf den neuesten Informationen basieren. Du kannst automatische Aktualisierungen einrichten und so deine Berichte und Dashboards immer auf dem neuesten Stand halten. Dies ist ein entscheidender Schritt, um datengestützte Entscheidungen zu treffen und deine Produktivität erheblich zu steigern. 

Daten aus einer Text- oder CSV-Datei importieren 

Beginnen wir mit einer der häufigsten externen Datenquellen: Textdateien (.txt) oder CSV-Dateien (Comma Separated Values). Diese Formate werden oft für den Export von Daten aus anderen Systemen verwendet, da sie sehr universell sind. 

Um Daten aus einer Text- oder CSV-Datei zu importieren, öffne eine leere oder bestehende Excel-Arbeitsmappe. Gehe dann zum Reiter "Daten" in der Excel-Menüleiste. In der Gruppe "Daten abrufen und transformieren" klicke auf "Daten abrufen", wähle "Aus Datei" und dann "Aus Text/CSV". 

Ein Dateiauswahlfenster öffnet sich. Navigieren zu deiner Text- oder CSV-Datei und wähle sie aus. Klicke dann auf "Importieren". Excel öffnet nun ein Vorschaufenster, den sogenannten "Textimport-Assistenten" (oder eine ähnliche Oberfläche für CSV). Hier kannst du überprüfen, wie Excel die Daten interpretiert. 

Achte besonders auf den "Ursprung der Datei" (Zeichenkodierung), den "Trennzeichen" (oft Komma, Semikolon oder Tabulator) und die "Datentyp-Erkennung". Wenn deine Daten Spaltenüberschriften enthalten, aktiviere die Option "Daten enthält Überschriften". Überprüfe, ob die Spalten korrekt getrennt und die Datentypen richtig erkannt wurden. Manchmal musst du das Trennzeichen manuell anpassen, wenn Excel es nicht automatisch erkennt. 

Nachdem du die Einstellungen überprüft hast, hast du zwei Optionen: "Laden" oder "Transformieren". Wenn die Daten bereits perfekt sind, wähle "Laden", um sie direkt in ein neues Tabellenblatt zu importieren. Wenn du noch Änderungen oder Bereinigungen vornehmen möchtest (z.B. Spalten umbenennen, Zeilen filtern), klicke auf "Transformieren", um den Power Query-Editor zu öffnen. Power Query ist ein mächtiges Werkzeug zur Datenbereinigung und -transformation, aber dazu mehr in einem anderen Beitrag. Für jetzt laden wir die Daten einfach direkt. 

Daten aus einer Datenbank (z.B. Access oder SQL Server) abrufen 

Excel kann auch direkt mit Datenbanken verbunden werden, was besonders nützlich ist, wenn du regelmäßig große Datenmengen abrufen musst. Die genauen Schritte können je nach Datenbanktyp variieren, aber das Prinzip ist ähnlich. 

Gehe wieder zum Reiter "Daten". Klicke auf "Daten abrufen". Hier siehst du eine Reihe von Optionen unter "Aus Datenbank", wie zum Beispiel "Aus Microsoft Access-Datenbank", "Aus SQL Server-Datenbank" und weitere. Wähle die entsprechende Datenbankquelle aus. 

Wenn du zum Beispiel "Aus Microsoft Access-Datenbank" wählst, navigiere zu deiner .accdb-Datei und wähle sie aus. Bei SQL Server oder anderen Datenbanken musst du möglicherweise Servernamen, Datenbanknamen und Anmeldeinformationen eingeben. 

Nachdem die Verbindung hergestellt wurde, siehst du eine Liste der verfügbaren Tabellen und Abfragen in der Datenbank. Wähle die gewünschte Tabelle oder Abfrage aus. Ähnlich wie beim Textimport kannst du die Daten entweder direkt "Laden" oder zuerst "Transformieren" im Power Query-Editor. Durch das Laden der Daten in Excel wird eine dynamische Verbindung erstellt. 

Datenverknüpfungen verwalten und aktualisieren 

Der große Vorteil der externen Datenintegration ist die automatische Aktualisierung. Excel speichert eine Verbindung zur ursprünglichen Datenquelle und kann die Daten bei Bedarf neu laden. 

Um deine Datenverbindungen zu verwalten, gehe zum Reiter "Daten" und klicke in der Gruppe "Abfragen und Verbindungen" auf "Abfragen und Verbindungen". Ein Aufgabenbereich öffnet sich auf der rechten Seite, der alle Verbindungen in deiner Arbeitsmappe auflistet. 

Klicke mit der rechten Maustaste auf eine Verbindung und wähle "Eigenschaften". Im Dialogfeld "Verbindungseigenschaften" kannst du wichtige Einstellungen vornehmen. Unter dem Reiter "Verwendung" findest du Optionen zur Aktualisierung der Daten. Du kannst festlegen, dass die Daten beim Öffnen der Datei aktualisiert werden, oder ein Aktualisierungsintervall in Minuten festlegen. Dies ist besonders nützlich für Dashboards, die immer aktuelle Informationen anzeigen sollen. 

Du kannst die Daten auch jederzeit manuell aktualisieren. Wähle dazu die importierte Tabelle aus, gehe zum Reiter "Daten" und klicke in der Gruppe "Abfragen und Verbindungen" auf "Alle aktualisieren" oder "Aktualisieren" (für die einzelne Tabelle). Excel verbindet sich dann erneut mit der externen Quelle und lädt die neuesten Daten herunter. 

Daten aus dem Web abrufen – Webabfragen nutzen 

Excel kann auch Daten direkt von Webseiten abrufen. Das ist ideal für Finanzdaten, Kursinformationen, Wetterdaten oder andere Informationen, die auf Webseiten in Tabellenform vorliegen. 

Gehe zum Reiter "Daten". Klicke auf "Daten abrufen", wähle "Aus anderen Quellen" und dann "Aus dem Web". Ein Dialogfeld öffnet sich, in das du die URL der Webseite eingeben kannst, von der du Daten abrufen möchtest. Klicke auf "OK". 

Excel versucht nun, Tabellenstrukturen auf der Webseite zu erkennen. In einem Navigatorfenster werden dir die gefundenen Tabellen angezeigt. Wähle die Tabelle aus, die die gewünschten Daten enthält. Auch hier hast du wieder die Option, die Daten "Laden" oder im Power Query-Editor zu "Transformieren". Beachte, dass nicht alle Webseiten für den automatischen Import geeignet sind, besonders wenn die Daten dynamisch geladen werden (z.B. über JavaScript). 

Dein Excel als intelligenter Datenhub 

Die Fähigkeit, externe Datenquellen nahtlos in Excel zu integrieren, ist eine der mächtigsten Funktionen des Programms. Sie verwandelt deine Tabellen von statischen Listen in dynamische Berichte, die sich automatisch aktualisieren und immer auf den neuesten Informationen basieren. Dies ist ein entscheidender Schritt, um deine Datenanalyse zu automatisieren und wertvolle Zeit zu sparen. 

Beginne damit, einfache Text- oder CSV-Dateien zu importieren und übe das Verwalten der Verbindungen. Wenn du dich damit wohlfühlst, wage dich an Datenbankverbindungen und Webabfragen heran. Du wirst schnell feststellen, wie viel effizienter deine Arbeit wird und wie viel umfassendere Einblicke du aus deinen Daten gewinnen kannst. Dein Excel wird zu einem intelligenten Datenhub, der Informationen aus den unterschiedlichsten Quellen zusammenführt und für dich nutzbar macht. 

Welche externen Datenquellen würdest du gerne in Excel integrieren? Lass es uns wissen!