Die Standard-Sortierung in Excel nach Wert oder Alphabet reicht oft nicht aus. In diesem Tutorial lernst du, wie du deine Daten nach Zellenfarben, Schriftfarben und Symbolen sortierst – und wie du benutzerdefinierte Listen erstellst, um deine Daten in genau der Reihenfolge zu ordnen, die du brauchst.
Praktische Beispiele:
- Prioritäten nach Farben ordnen (rot = höchste Priorität oben)
- Verkaufsteams nach farblicher Kategorisierung sortieren
- Eigenständige Reihenfolge wie „Klein → Mittel → Groß" statt alphabetisch
1. Grundlagen: Wo finde ich die Sortieroptionen?
Die Standard-Sortierleiste
- Markiere einen beliebigen Bereich in deiner Tabelle
- Gehe zu Daten (im Ribbon oben)
- Klicke auf Sortieren (oder nutze die Schnellsort-Pfeile)
Das öffnet das Dialogfeld „Sortieren", wo die erweiterten Optionen versteckt sind.
Die erweiterten Sortieroptionen erreichst du:
Daten → Sortieren → Erweiterte Optionen (oder direkt: Daten → Sortieren im Hauptmenü)
Das Dialogfeld zeigt dir mehrere Reiter – hier ist das Wichtigste:
- Sortieren nach – Welche Spalte sortieren?
- Sortierungskriterium – Werte, Farbe oder Symbol?
- Reihenfolge – Aufsteigend oder absteigend?
2. Nach Zellenfarbe sortieren
Szenario: Du hast eine Prioritätenliste mit farbigen Zellen
| Aufgabe | Status | Fälligkeitsdatum |
|---|---|---|
| Website überarbeiten | 🔴 Rot (Hochdruck) | 25.11.2025 |
| E-Mail beantworten | ⚪ Weiß (Normal) | 26.11.2025 |
| Budget planen | 🟡 Gelb (Mittel) | 30.11.2025 |
| Bericht schreiben | 🔴 Rot (Hochdruck) | 27.11.2025 |
| Meeting vorbereiten | ⚪ Weiß (Normal) | 28.11.2025 |
Ziel: Die roten (wichtigsten) Aufgaben nach oben sortieren.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Markiere die gesamte Datentabelle (inklusive Kopfzeile)
Schritt 2: Gehe zu Daten → Sortieren
Schritt 3: Im Dialogfeld:
- Unter Sortieren nach wählst du die Spalte aus, die die Farben enthält (z. B. „Status")
- Unter Sortierungskriterium klickst du auf das Dropdown-Menü und wählst Zellenfarbe statt „Werte"
Schritt 4: Es erscheint eine Farbpalette – wähle die Farbe aus, die zuerst sortiert werden soll (z. B. Rot)
Schritt 5: Unter der Farbe kannst du Reihenfolge wählen:
- Oben = Diese Farbe kommt nach oben
- Unten = Diese Farbe kommt nach unten
Schritt 6: Klick auf Hinzufügen, um eine zweite Sortierungsregel zu ergänzen (z. B. Gelb als nächste Priorität)
Schritt 7: Klick OK
Ergebnis
Nach der Sortierung stehen alle roten Zellen oben, dann die gelben, dann die weißen – völlig unabhängig vom Wert in der Zelle.
3. Nach Schriftfarbe sortieren
Das Prinzip ist identisch mit Zellenfarbe – nur dass die Farbe des Textes statt des Hintergrunds relevant ist.
Wann ist das sinnvoll?
- Du hast Verkaufskunden in grün (aktiv), orange (potenzielle Kunden) und rot (inaktiv)
- Der Text ist jeweils gefärbt, der Zellenhintergrund aber weiß
Anleitung
- Daten → Sortieren
- Sortierungskriterium: Wähle Schriftfarbe (statt Zellenfarbe)
- Wähle die Farbe aus, die oben stehen soll
- OK klicken
4. Nach Symbolen (Symbole & Pfeilen) sortieren
Szenario: Du nutzt bedingte Formatierung mit Symbolen
| Produkt | Verkaufstrend |
|---|---|
| Laptop | 📈 Steigend |
| Monitor | 📉 Fallend |
| Tastatur | ➡️ Stabil |
| Maus | 📈 Steigend |
| USB-Hub | 📉 Fallend |
Die Symbole kommen durch bedingte Formatierung mit Symbolesets (z. B. Pfeile oder Verkehrssignale).
Anleitung zum Sortieren nach Symbolen
Schritt 1: Markiere die Tabelle mit den Symbolen
Schritt 2: Daten → Sortieren
Schritt 3: Im Dialogfeld:
- Sortieren nach: Spalte mit den Symbolen (z. B. „Verkaufstrend")
- Sortierungskriterium: Dropdown → Symbol (wird nur angeboten, wenn Symbole vorhanden sind)
Schritt 4: Wähle das Symbol, das zuerst angezeigt werden soll (z. B. 📈 oben)
Schritt 5: OK klicken
⚠️ Achtung! Symbole können nur sortiert werden, wenn sie durch bedingte Formatierung mit Symbolesets erstellt wurden – nicht wenn du sie manuell eingefügt hast. Bei manuell eingefügten Symbolen (Copy-Paste) funktioniert diese Sortierung nicht!
5. Benutzerdefinierte Listen erstellen & verwenden
Das ist die Profi-Liga: Du definierst eine eigene Sortierreihenfolge, die Excel für alle zukünftigen Sortierungen nutzt.
Szenario: Du möchtest immer in dieser Reihenfolge sortieren
Gewünscht: Klein → Mittel → Groß (nicht alphabetisch!)
Oder: Nord → Süd → Ost → West (geografische Reihenfolge)
Benutzerdefinierte Liste erstellen
Methode 1: Über Datei → Optionen (empfohlen)
- Öffne Datei → Optionen → Erweitert
- Scrolle hinunter zu Allgemein
- Klick auf Benutzerdefinierte Listen bearbeiten (oder ähnlich, je nach Excel-Version)
- Klick auf NEU
- Gib deine Einträge zeilenweise ein:
Klein
Mittel
Groß - Klick Hinzufügen
- OK klicken
Die Liste ist jetzt global in Excel verfügbar!
Methode 2: Schnell aus Zellen übernehmen
- Markiere eine Spalte oder Zeile mit deiner gewünschten Reihenfolge:
A1: Klein
A2: Mittel
A3: Groß - Datei → Optionen → Erweitert → Benutzerdefinierte Listen bearbeiten
- Unter Listeneingabe markiere deine Zellen und klick Import
- OK
Benutzerdefinierte Liste zum Sortieren verwenden
Schritt 1: Markiere deine Datentabelle
Schritt 2: Daten → Sortieren
Schritt 3: Im Dialogfeld:
- Sortieren nach: Spalte (z. B. „Größe")
- Sortierungskriterium: Werte (Standardauswahl)
- Reihenfolge: Klick auf das Dropdown und wähle deine benutzerdefinierte Liste (z. B. „Klein, Mittel, Groß")
Schritt 4: OK klicken
Ergebnis
Alle Einträge werden nach deiner exakten Vorgabe sortiert – unabhängig vom Alphabet!
6. Mehrschicht-Sortierung kombinieren
Du kannst auch verschiedene Sortierkriterien kombinieren:
Beispiel: Zuerst nach Farbe, dann nach benutzerdefinierten Listen
| Region | Priorität | Größe |
|---|---|---|
| Nord | 🔴 Rot | Groß |
| Süd | ⚪ Weiß | Klein |
| Nord | 🟡 Gelb | Mittel |
| Ost | 🔴 Rot | Klein |
Ziel:
- Erst nach Farbe sortieren (Rot → Gelb → Weiß)
- Dann nach Region in dieser Reihenfolge: Nord → Süd → Ost
Anleitung
- Daten → Sortieren
- Sortierungsregel 1:
- Spalte: „Priorität"
- Sortierungskriterium: Zellenfarbe
- Farbe: Rot (oben)
- Klick Hinzufügen → Sortierungsregel 2:
- Spalte: „Region"
- Sortierungskriterium: Werte
- Reihenfolge: Benutzerdefinierte Liste → „Nord, Süd, Ost"
- OK
Ergebnis
Die Daten sind jetzt nach deinen exakten Kriterien geordnet!
7. Praktische Tipps & Fallstricke
✅ Immer die Kopfzeile markieren
Markiere auch die Kopfzeile (Header-Zeile) beim Sortieren. Excel erkennt diese meist automatisch, aber es ist sicherer, wenn du die Option „Meine Daten haben Kopfzeilen" im Sortierdialog aktivierst.
✅ Ganze Zeilen sortieren, nicht einzelne Spalten
Wenn du nur eine Spalte sortierst, werden die anderen Spalten durcheinander gebracht! Markiere immer den gesamten Datenbereich.
✅ Vor Sortierung Daten sichern
Große Sortierungen können verwirrend sein. Speichere deine Datei, bevor du komplexe Sortierungen durchführst – so kannst du im Notfall mit Strg+Z rückgängig machen.
⚠️ Symbole nur bei bedingter Formatierung möglich
Wenn du Symbole manuell eingefügt hast, erscheint die Option „Symbol" im Sortierdialog nicht. Die Symbole müssen über bedingte Formatierung mit Symbolesets erstellt sein.
⚠️ Benutzerdefinierte Listen sind Arbeitsmaschinen-spezifisch
Eine benutzerdefinierte Liste, die du auf dem heimischen Laptop erstellst, ist nicht auf dem Firmenrechner verfügbar. Die Liste wird lokal in Excel gespeichert.
✅ Mehrere Sortierungen kombinieren für Flexibilität
Je mehr Sortierungsregeln du hinzufügst, desto präziser wird dein Ergebnis – aber nicht zu viele auf einmal (mehr als 3 ist oft unübersichtlich).
8. Fallstudie: Das komplexe Beispiel
Deine Ausgangstabelle: Vertriebspipeline
| Kunde | Region | Status | Betrag (€) |
|---|---|---|---|
| Firma A | Süd | 🔴 Hochdruck | 50.000 |
| Firma B | Nord | ⚪ Offen | 10.000 |
| Firma C | Ost | 🟡 In Arbeit | 25.000 |
| Firma D | West | 🔴 Hochdruck | 75.000 |
| Firma E | Nord | ⚪ Offen | 5.000 |
Ziel:
- Zuerst nach Status sortieren: Hochdruck (Rot) → In Arbeit (Gelb) → Offen (Weiß)
- Dann nach Region: Nord → Süd → Ost → West
- Zuletzt nach Betrag: Höchste Summe oben
Umsetzung
Schritt 1: Markiere die gesamte Tabelle (A1:D6)
Schritt 2: Daten → Sortieren
Schritt 3:
- Sortierungsregel 1: Status | Zellenfarbe | Rot (oben)
- Sortierungsregel 2: Region | Werte | Benutzerdefinierte Liste „Nord, Süd, Ost, West"
- Sortierungsregel 3: Betrag | Werte | Absteigend (größte Summe oben)
Schritt 4: OK
Ergebnis
| Kunde | Region | Status | Betrag (€) |
|---|---|---|---|
| Firma D | West | 🔴 Hochdruck | 75.000 |
| Firma A | Süd | 🔴 Hochdruck | 50.000 |
| Firma C | Ost | 🟡 In Arbeit | 25.000 |
| Firma B | Nord | ⚪ Offen | 10.000 |
| Firma E | Nord | ⚪ Offen | 5.000 |
Alle Hochdruck-Deals stehen oben (sortiert nach Region und Betrag), dann die In-Arbeit-Deals, dann die offenen – perfekt für deine Vertriebsbesprechung!
9. Häufig gestellte Fragen
F: Kann ich auch nach mehreren Farben gleichzeitig sortieren?
A: Ja! Du kannst mehrere Sortierungsregeln mit verschiedenen Farben hinzufügen. Excel wertet sie der Reihe nach aus.
F: Bleibt die Sortierreihenfolge, wenn ich neue Daten hinzufüge?
A: Nein. Jede neue Sortierung überschreibt die alte. Wenn du neue Daten hinzufügst, musst du die Sortierung manuell wiederholen oder eine automatische Sortierfunktion (z. B. über Power Query) nutzen.
F: Kann ich eine benutzerdefinierten Liste in anderen Excel-Dateien nutzen?
A: Nein, Listen sind rechner-spezifisch. Du kannst sie aber exportieren/importieren über Datei → Optionen → Erweitert (Funktion „Liste exportieren" / „Liste importieren").
F: Warum funktioniert die Sortierung nach Symbol nicht?
A: Das Symbol muss über bedingte Formatierung mit Symbolesets erstellt sein, nicht manuell eingefügt. Überprüfe, ob die Spalte tatsächlich bedingte Formatierung nutzt.
F: Wie sortiere ich automatisch, ohne das Dialogfeld jedes Mal zu öffnen?
A: Nutze Power Query oder Pivot-Tabellen für automatische Sortierungen, oder erstelle ein Makro (VBA) für wiederkehrende Sortieraufgaben.
10. Zusammenfassung & nächste Schritte
| Sortiermethode | Anwendungsfall | Schwierigkeit |
|---|---|---|
| Nach Zellenfarbe | Prioritäten farblich markiert | ⭐ Einfach |
| Nach Schriftfarbe | Text ist farbig, Hintergrund weiß | ⭐ Einfach |
| Nach Symbolen | Bedingte Formatierung mit Pfeilen/Signalen | ⭐⭐ Mittel |
| Benutzerdefinierte Listen | Eigene Reihenfolge (z. B. Größen) | ⭐⭐ Mittel |
| Mehrschicht-Sortierung | Komplexe Kriterien kombinieren | ⭐⭐⭐ Fortgeschrittene |
Deine nächsten Schritte:
- Probiere es aus: Erstelle eine Tabelle mit Farben und wende die Sortierung an
- Benutzerdef. Listen: Definiere eine eigene Liste für deine häufigsten Kategorien
- Kombinieren: Baue mehrere Sortierregeln zusammen – das ist die Profi-Technik
- Automatisieren: Wenn du Sortierungen täglich wiederholst, schau dir Power Query oder VBA an
Checkliste für dein Projekt
- Ich habe meine Daten nach Farbe sortiert
- Ich kann zwischen Zellfarbe und Schriftfarbe unterscheiden
- Ich habe Symbole korrekt mit bedingter Formatierung erstellt
- Ich kenne den Unterschied zwischen Standard- und benutzerdefinierten Listen
- Ich kann mehrere Sortierkriterien kombinieren
- Ich weiß, wie ich benutzerdefinierte Listen erstelle
- Ich verstehe, wann Sortierung sinnvoll ist und wann ich Filter oder Pivot-Tabellen nutzen sollte
Viel Erfolg beim Sortieren! 🎯
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