Power Query: Daten aus Ordnern zusammenführen – Monatliche Dateien automatisch kombinieren

Power Query ist die Lösung für ein klassisches Problem: Hunderte CSV/Excel Dateien manuell kombinieren! Mit Power Query erledigt sich das automatisch.

Das klassische Problem: Jeden Monat neue Verkaufsdatei, jede Region eigene Datei, jeder Mitarbeiter sein Reporting...

• 12 monatliche Dateien kombinieren? Manual copy-paste = Horror!
• 50 regionale Dateien? Ganz vergessen!
• Daten aus mehreren Quellen? Kompilieren ist zeitraubend!
• Neue Dateien kommen dazu? Alles von vorne!

Die Lösung: Power Query! Zeige einen Ordner → Alle Dateien automatisch kombiniert!

In diesem Tutorial lernst du: Wie du Power Query nutzt um automatisch Daten zusammenführst – einmal setup, dann immer wieder abrufen!

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1. Power Query verstehen – Was ist das?

Power Query ist der ETL-Motor von Excel – Extract, Transform, Load!

Aspekt	Power Query	Vs. Manueller Approach
Geschwindigkeit	Sekunden (auch 1000 Dateien!)	Stunden / Tage!
Fehlerquote	0% – Automatisch!	Hoch – Manuell anfällig!
Skalierbarkeit	100 neue Dateien? Kein Problem!	Muss alles manuell machen!
Aktualisierung	1 Click → Alles neu geladen!	Alles von vorne!

Die Magic: Einmal konfigurieren → Für immer automatisch! Neue Dateien? Nur "Refresh" klicken!

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2. Voraussetzungen & Zugang

Power Query ist verfügbar in:

Version	Verfügbar?	Wo?
Excel 365	✅ Ja	Data Tab → Get Data
Excel 2021	✅ Ja	Data Tab → Get Data
Excel 2019	✅ Ja (Edit Queries)	Separate "Get & Transform" Tab
Excel 2016-2013	⚠️ Add-in nötig	Microsoft kostenloses Add-in
Excel älter	❌ Nicht verfügbar	Upgrade notwendig!

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3. Use Case: Monatliche Verkaufsdateien kombinieren

Szenario: Dein Unternehmen erhält jeden Monat Verkaufsdaten von 3 Regionen

Ordnerstruktur:

C:\Daten\Verkauf\ ├── Januar_2025.csv ├── Februar_2025.csv ├── März_2025.csv ... ├── Dezember_2025.csv

Dateiformat (jede Datei):

Datum	Produkt	Menge	Umsatz
01.01.2025	Laptop	5	5000€
02.01.2025	Monitor	10	3000€

Ziel: Alle 12 Dateien in eine Tabelle kombinieren (mit Monat als Spalte!)

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4. Schritt-für-Schritt: Ordner-Daten kombinieren

Schritt 1: Zur Quelle navigieren

So geht's:

1. Excel öffnen → Neues Sheet
2. Data Tab (oben) → Get Data (oder Get & Transform)
3. From File → From Folder
4. Ordnerpfad eintragen: C:\Daten\Verkauf\

Schritt 2: Dateien laden & kombinieren

Das Power Query Fenster öffnet sich:

• Du siehst eine Tabelle mit ALLEN Dateien im Ordner!
• Spalten: Name, Pfad, Größe, Änderungsdatum
• Es zeigt aber noch nicht den INHALT!

Das Wichtige:

1. Wähle "Content" Spalte → Double-Click
2. Power Query kombiniert automatisch alle Inhalte!
3. Bestätige: "Combine & Load"

Schritt 3: Transformationen vornehmen

Oft brauchst du noch Feintuning:

• Spalte hinzufügen: "Dateiname" oder "Monat" aus Dateiname extrahieren
• Filter setzen: Bestimmte Dateien ausschließen?
• Spalten umbenennen: Klarer für Benutzer
• Datentypen: Zahlen, Datumen korrekt erkennen

Schritt 4: Daten laden

Finish:

• Close & Load
• Alle Daten in Excel-Tabelle → Automatisch aktualisierbar!

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5. Monatnummer aus Dateiname extrahieren

Oft brauchst du die Monatsinformation aus dem Dateinamen!

Szenario: Dateiname = "Januar_2025.csv"

Ziel: Spalte "Monat" mit Wert "1" (für Januar)

In Power Query:

1. Add Column → Custom Column
2. Formula (Beispiel):
   = if Text.Contains([Name], "Januar") then 1 else if Text.Contains([Name], "Februar") then 2 else ...
3. Oder einfach "Januar" extrahieren & später in Excel als Zahl konvertieren

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6. Fallstudie 1: Regionale Vertriebsdaten kombinieren

Szenario: 3 Regionen senden monatlich Vertriebsdaten

Ordner-Struktur:

C:\Verkauf_2025\ ├── Region_Nord_2025.csv ├── Region_Sued_2025.csv ├── Region_West_2025.csv

Ziel: Alle 3 in ein Dataset kombinieren → Mit Region als neue Spalte

Power Query Setup:

1. Get Data → From Folder
2. Alle 3 Dateien werden kombiniert
3. Add Custom Column: "Region" = Text.Before([Name], "_")
4. Remove [Name] Spalte (nicht mehr nötig)
5. Close & Load → Fertig!

Nächsten Monat: Nur die Dateien updaten → 1 Click Refresh → Neues Dataset!

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7. Fallstudie 2: Mehrere Blätter aus einer Datei

Szenario: Eine Workbook mit 12 Sheets (jeden Monat ein Sheet!)

Goal: Alle 12 kombinieren

Power Query Approach:

1. Get Data → From File → From Excel
2. Workbook wählen
3. Navigator zeigt alle Sheets!
4. ABER: "Combine" Funktion funktioniert hier nicht!

Workaround: M-Code (Power Query Sprache):

let Sheets = {"Januar", "Februar", "März", ...}, CombinedData = Table.Combine( List.Transform(Sheets, each Excel.Workbook(Source){[Name=_]}[Data] )) in CombinedData

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8. Best Practices für Power Query

✅ Tipp 1: Konsistente Dateiname & Struktur

Je konsistenter deine Dateien, desto einfacher Power Query!
GUT: "2025_01_Verkauf.csv", "2025_02_Verkauf.csv"
SCHLECHT: "Jan2025", "februar_2025", "MAR25"

✅ Tipp 2: Testen mit kleinem Datensatz

Erst mit 2-3 Dateien üben → Dann auf alle anwenden!

✅ Tipp 3: Refresh regelmäßig planen

Data → Refresh All (oder Schedule für automatisches Refreshing!)

✅ Tipp 4: Fehlerhafte Dateien isolieren

Nicht alle Dateien haben gleiche Spalten?
Power Query → Remove Errors in Transform Tab!

✅ Tipp 5: M-Code für komplexe Transformationen

GUI reicht oft! Aber für komplexe Logik → M-Code (Power Query Programmiersprache)

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9. Häufige Fehler & Lösungen

❓ F: Power Query findet die Dateien nicht!

A: Häufige Gründe:

• Falscher Pfad: Kopiere komplett: C:\Users\Name\Documents\Dateien\
• Berechtigung: Kein Zugriff auf Ordner?
• Dateiformat: Power Query erkennt .csv, .xlsx, .tsv

Test: Öffne Ordner im Explorer → Copy full path → In Power Query einfügen!

❓ F: Spalten-Überschriften fehlen nach dem Kombinieren!

A: Power Query erkennt Überschriften nicht immer:

• Home → Use First Row as Headers (Transform Tab)
• Oder manuell: Remove Top Rows → Behalte Header Row

❓ F: Neue Dateien werden nicht automatisch hinzugefügt!

A: Das ist normal! Power Query kombiniert nur die Dateien die beim Setup existiert haben.
Lösung: Regelmäßig Refresh (Data → Refresh All)!
Oder: Neue Abfrage erstellen wenn neue Dateien dazu kommen!

❓ F: Kann ich Power Query automatisch aktualisieren (Schedule)?

A: Ja, aber mit Bedingungen:

• Excel 365: Nur in OneDrive/SharePoint möglich! (Excel web app: Schedule Refresh)
• Excel lokal: Windows Task Scheduler + VBA Macro nötig!

Einfach: Täglich morgens manuell Refresh klicken!

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10. Deine nächsten Schritte

1. Daten organisieren: Alle Dateien in einen Ordner
2. Dateinamen standardisieren: Konsistentes Format
3. Power Query testen: Mit 2-3 Dateien starten
4. Transformationen: Spalten hinzufügen, umbenennen
5. Laden: Close & Load → Excel-Tabelle
6. Dokumentieren: Erkläre anderen wie Refresh funktioniert
7. Automatisieren: Regelmäßiges Refreshing setup

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Checkliste für Power Query Datei-Kombination

• Ich habe Power Query installiert/verfügbar
• Meine Dateien sind in einem Ordner
• Dateiformat ist konsistent (.csv, .xlsx, etc.)
• Spalten in allen Dateien sind gleich
• Ich kann von Ordner Daten laden
• Ich kann Content Column kombinieren
• Ich kann Spalten hinzufügen/transformieren
• Ich verstehe Refresh & wie oft nötig
• Ich kann Fehler in Daten beheben
• Ich kenne Alternative: Power Pivot für Analytics

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Mit Power Query sparst du Stunden beim Daten kombinieren! 🚀⚡