Automatisiere mit Makros und VBA – Dein persönlicher Excel-Roboter!

Herzlich willkommen bei Excel Zauber, eurem Blog für die Geheimnisse und Möglichkeiten von Microsoft Excel! Wir haben bereits viele spannende Funktionen und fortgeschrittene Techniken kennengelernt, die euch dabei helfen, Daten zu analysieren, zu visualisieren und effizient zu verwalten. Heute gehen wir einen riesigen Schritt weiter und betreten das Reich der Automatisierung. Stellt euch vor, Excel erledigt wiederkehrende, mühsame Aufgaben ganz von alleine, mit nur einem Klick! Das ist keine Zukunftsmusik, sondern Realität mit Makros und VBA (Visual Basic for Applications). Bereitet euch darauf vor, euren persönlichen Excel-Roboter zu programmieren und euren Arbeitsalltag revolutionieren. 

Was sind Makros und warum sind sie so mächtig? 

Ein Makro in Excel ist im Grunde eine aufgezeichnete Abfolge von Befehlen und Aktionen, die ihr in Excel ausführt. Stellt es euch wie ein Skript vor, das Excel Schritt für Schritt abarbeitet. Jedes Mal, wenn ihr ein Makro ausführt, führt Excel genau diese Schritte in derselben Reihenfolge und mit denselben Einstellungen aus. Das ist unglaublich nützlich für Aufgaben, die ihr immer wieder auf die gleiche Weise erledigen müsst, wie zum Beispiel das Formatieren von Berichten, das Sortieren von Daten, das Filtern von Informationen oder das Erstellen spezifischer Diagramme. Anstatt diese Schritte jedes Mal manuell zu wiederholen, lasst ihr einfach das Makro für euch arbeiten. 

Der große Vorteil von Makros liegt in ihrer Effizienz und Fehlervermeidung. Menschliche Fehler bei wiederholten Aufgaben sind unvermeidlich. Ein Makro macht jedoch immer genau das Gleiche, fehlerfrei und in Windeseile. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Genauigkeit eurer Arbeit erheblich. Selbst wenn ihr keine Programmierkenntnisse habt, könnt ihr leistungsstarke Makros erstellen, indem ihr sie einfach aufzeichnet. Für komplexere Szenarien kommt dann VBA ins Spiel, die Programmiersprache hinter Excel. 

Der Makrorekorder – Dein erster Schritt zum Programmierer 

Der einfachste Weg, ein Makro zu erstellen, ist die Verwendung des Makrorekorders. Er ist wie ein Diktiergerät für eure Excel-Aktionen. Jede Aktion, die ihr ausführt, während der Rekorder läuft, wird als VBA-Code im Hintergrund aufgezeichnet. 

Bevor ihr den Makrorekorder startet, müsst ihr sicherstellen, dass die Entwicklertools-Registerkarte in eurem Excel-Menüband sichtbar ist. Falls nicht, geht ihr zu "Datei" und dann "Optionen". Im Fenster "Excel-Optionen" wählt ihr "Menüband anpassen" und setzt dann ein Häkchen bei "Entwicklertools" in der rechten Liste. Klickt auf "OK". Nun sollte die Registerkarte "Entwicklertools" im Menüband erscheinen. 

Um ein Makro aufzuzeichnen, klickt auf der Registerkarte "Entwicklertools" in der Gruppe "Code" auf "Makro aufzeichnen". Es öffnet sich ein kleines Dialogfeld. Hier gebt ihr einen Makronamen ein, der keine Leerzeichen enthalten darf. Ein guter Name beschreibt, was das Makro tut, zum Beispiel "BerichtFormatieren" oder "DatenSortieren". Ihr könnt auch eine Tastenkombination zuweisen, die das Makro startet, zum Beispiel Strg + Umschalt + F für Formatierung. Wählt auch den Speicherort des Makros aus. Für den Anfang könnt ihr "Diese Arbeitsmappe" wählen, um das Makro nur in der aktuellen Datei zu speichern. Für Makros, die ihr immer verwenden wollt, gibt es die "Persönliche Makroarbeitsmappe". Gebt optional eine Beschreibung ein und klickt dann auf "OK". 

Ab diesem Moment zeichnet Excel jede eurer Aktionen auf. Klickt nicht unnötig herum oder macht unnötige Bewegungen. Führt nur die Schritte aus, die das Makro später ausführen soll. Wenn ihr zum Beispiel eine Spalte formatieren wollt, wählt die Spalte aus, geht zu "Start", wählt ein Zahlenformat, ändert die Schriftgröße und die Farbe. Seid präzise in euren Schritten. Wenn ihr fertig seid, geht zurück zur Registerkarte "Entwicklertools" und klickt auf "Aufzeichnung beenden". 

Herzlichen Glückwunsch, ihr habt euer erstes Makro erstellt! Um es auszuführen, könnt ihr die zugewiesene Tastenkombination verwenden oder auf der Registerkarte "Entwicklertools" auf "Makros" klicken, euer Makro auswählen und auf "Ausführen" klicken. Ihr werdet sehen, wie Excel die aufgezeichneten Schritte in Sekundenschnelle nachvollzieht. 

VBA – Der Motor hinter den Makros (Ein erster Blick) 

Der Makrorekorder ist fantastisch für einfache, wiederkehrende Aufgaben. Aber was ist, wenn ihr komplexere Logik benötigt, wie zum Beispiel Bedingungen ("Wenn dieser Wert größer als 100 ist, dann..."), Schleifen ("Gehe jede Zeile in diesem Bereich durch...") oder die Interaktion mit dem Benutzer? Hier kommt VBA (Visual Basic for Applications) ins Spiel. VBA ist die Programmiersprache, die Excel "versteht". Der Code, den der Makrorekorder erzeugt, ist VBA-Code. 

Um den VBA-Editor zu öffnen, drückt Alt + F11 oder klickt auf der Registerkarte "Entwicklertools" auf "Visual Basic". Ihr seht ein neues Fenster, die Visual Basic Editor (VBE). Auf der linken Seite seht ihr den Projekt-Explorer, der alle geöffneten Arbeitsmappen und ihre Komponenten anzeigt. Eure aufgezeichneten Makros findet ihr normalerweise in einem Modul unter "Module". Klickt auf das Modul, und ihr seht den VBA-Code eures Makros. 

Auch wenn ihr jetzt noch nicht programmieren könnt, ist es spannend, einen Blick auf den Code zu werfen. Ihr werdet englische Wörter sehen, die Aktionen beschreiben, wie Selection.NumberFormat für das Zahlenformat einer Auswahl oder ActiveWorkbook.Save für das Speichern der Arbeitsmappe. Jede Zeile Code entspricht einer Aktion, die ihr aufgezeichnet habt. 

VBA ermöglicht es euch, diese Aktionen zu erweitern, zu modifizieren und sogar ganz neue Funktionen zu schreiben. Ihr könnt zum Beispiel ein Makro erstellen, das eine E-Mail versendet, basierend auf bestimmten Daten in eurer Tabelle, oder das Daten aus verschiedenen Arbeitsmappen konsolidiert und automatisch einen Bericht erstellt. Die Möglichkeiten sind schier endlos. 

Für den Anfang reicht es völlig aus, den Makrorekorder zu beherrschen. Wenn ihr jedoch die volle Kontrolle über Excel übernehmen wollt, ist das Erlernen von VBA der nächste logische Schritt. Es gibt unzählige Online-Ressourcen, Bücher und Kurse, die euch den Einstieg in die VBA-Programmierung erleichtern. 

Makros ausführen und verwalten 

Nachdem ihr ein Makro aufgezeichnet habt, könnt ihr es auf verschiedene Weisen ausführen: 

1. Über die zugewiesene Tastenkombination: Wenn ihr eine zugewiesen habt, ist das der schnellste Weg. 
2. Über die Schaltfläche "Makros": Geht zur Registerkarte "Entwicklertools", klickt auf "Makros", wählt euer Makro und klickt auf "Ausführen". 
3. Über eine Form-Steuerelement-Schaltfläche: Ihr könnt eine Schaltfläche in euer Arbeitsblatt einfügen und ihr ein Makro zuweisen. Geht zur Registerkarte "Entwicklertools", klickt auf "Einfügen" in der Gruppe "Steuerelemente" und wählt das erste Symbol unter "Formularsteuerelemente" (Schaltfläche). Zieht die Schaltfläche auf das Arbeitsblatt. Excel fragt euch sofort, welches Makro ihr dieser Schaltfläche zuweisen möchtet. Wählt euer Makro aus und klickt auf "OK". Nun könnt ihr euer Makro einfach per Klick auf die Schaltfläche starten. Das ist besonders benutzerfreundlich, wenn ihr Arbeitsmappen für andere erstellt.

Denkt daran, dass Excel-Dateien, die Makros enthalten, als .xlsm-Dateien gespeichert werden müssen. Wenn ihr sie als normale .xlsx-Dateien speichert, gehen die Makros verloren.