Effizientes Arbeiten mit Excel – Tastenkombinationen, Schnellzugriffsleiste und benutzerdefinierte Ansichten!

Willkommen zurück bei Excel Zauber, eurem Tor zu einer produktiveren Arbeitsweise mit Microsoft Excel! Wir haben bereits viele mächtige Funktionen und Techniken kennengelernt, um Daten zu analysieren und zu visualisieren. Doch wahre Excel-Meister zeichnen sich nicht nur durch ihr Wissen über Funktionen aus, sondern auch durch ihre Effizienz. Heute tauchen wir in die Welt der Arbeitserleichterung ein. Wir werden lernen, wie ihr mit cleveren Tricks und Einstellungen eure täglichen Aufgaben beschleunigen und euren Workflow optimieren könnt. Macht euch bereit, eure Produktivität auf das nächste Level zu heben! 

Tastenkombinationen – Die Magie für schnelle Navigation und Befehle 

Vergesst die Maus für einen Moment und lasst eure Finger tanzen! Tastenkombinationen sind der geheime Schlüssel zur Geschwindigkeit in Excel. Es mag anfangs ungewohnt erscheinen, sich neue Kombinationen zu merken, aber die Investition lohnt sich. Jede Sekunde, die ihr spart, indem ihr nicht zur Maus greift und durch Menüs navigiert, summiert sich im Laufe eines Arbeitstages zu wertvoller Zeit. Viele Profis schwören darauf und erledigen komplexe Aufgaben fast ausschließlich über die Tastatur. 

Einige grundlegende Tastenkombinationen solltet ihr unbedingt kennen und in euren Alltag integrieren. Um Daten zu kopieren und einzufügen, nutzt ihr Strg + C und Strg + V. Das ist ein Klassiker, der auch außerhalb von Excel universell einsetzbar ist. Wenn ihr etwas ausschneiden möchtet, ist Strg + X euer Freund. Um eine Aktion rückgängig zu machen, drückt ihr Strg + Z, und um sie wiederherzustellen, Strg + Y. Das sind die absoluten Basics, die jeder kennen sollte. 

Doch Excel bietet so viel mehr! Um eine neue Arbeitsmappe zu öffnen, könnt ihr Strg + N drücken. Um eine bestehende Datei zu öffnen, ist es Strg + O. Speichern gelingt blitzschnell mit Strg + S. Wenn ihr eine neue Zeile oberhalb der aktuellen Zeile einfügen möchtet, markiert die Zeile und drückt Strg + Pluszeichen (+) auf dem Ziffernblock oder Strg + Umschalt + Pluszeichen (+) über den Buchstaben. Um eine Zeile zu löschen, verwendet Strg + Minuszeichen (-). 

Die Navigation innerhalb eines Datenbereichs wird mit Tastenkombinationen ebenfalls zum Kinderspiel. Um zum Anfang oder Ende eines zusammenhängenden Datenbereichs zu springen, haltet die Strg-Taste gedrückt und verwendet die Pfeiltasten. Wenn ihr zum Beispiel in Zelle A1 seid und Strg + Pfeil nach unten drückt, springt ihr zur letzten ausgefüllten Zelle in dieser Spalte. Haltet ihr zusätzlich die Umschalt-Taste gedrückt (Strg + Umschalt + Pfeiltaste), markiert ihr den gesamten Bereich bis zum Sprungziel. Das ist ungemein praktisch, um schnell große Datensätze zu markieren. 

Weitere nützliche Kombinationen sind Strg + F zum Suchen und Strg + H zum Suchen und Ersetzen. Mit F2 könnt ihr den Bearbeitungsmodus einer Zelle aktivieren, ohne doppelt klicken zu müssen. Die Funktionstaste F4 ist ein echter Joker: Nach dem Eingeben einer Formel oder dem Festlegen eines Zellbezugs könnt ihr F4 drücken, um den Bezug zwischen relativ, absolut und gemischt zu wechseln. Probiert diese Tastenkombinationen einfach mal aus und integriert sie schrittweise in euren Arbeitsalltag. Ihr werdet erstaunt sein, wie viel schneller ihr werdet! 

Die Schnellzugriffsleiste – Deine persönlichen Superkräfte in Excel 

Das Menüband in Excel ist mächtig, aber manchmal ist es mühsam, immer wieder durch die verschiedenen Registerkarten zu klicken, um die am häufigsten verwendeten Befehle zu finden. Hier kommt die Schnellzugriffsleiste ins Spiel. Sie ist wie eure persönliche Kommandozentrale, in die ihr die Befehle legen könnt, die ihr am häufigsten braucht, unabhängig davon, auf welcher Registerkarte ihr euch gerade befindet. Standardmäßig findet ihr sie oberhalb des Menübands, links neben dem Titel der Arbeitsmappe.

Ihr könnt die Schnellzugriffsleiste ganz einfach anpassen. Klickt auf den kleinen Pfeil ganz rechts in der Schnellzugriffsleiste. Dort seht ihr eine Liste mit einigen Standardbefehlen, die ihr mit einem Häkchen aktivieren oder deaktivieren könnt. Um noch mehr Befehle hinzuzufügen, wählt "Weitere Befehle...". Es öffnet sich ein Fenster mit den Excel-Optionen. Hier könnt ihr aus einer riesigen Liste von Befehlen auswählen, die nach Kategorien geordnet sind. Sucht die Befehle, die ihr häufig nutzt, wie zum Beispiel "Werte einfügen", "Filter aktivieren/deaktivieren", "Zellen verbinden und zentrieren" oder "Format übertragen". Wählt den Befehl aus und klickt auf "Hinzufügen". Die Befehle erscheinen dann in eurer Schnellzugriffsleiste. Ihr könnt die Reihenfolge der Befehle mit den Pfeiltasten rechts im Fenster ändern. 

Die Schnellzugriffsleiste ist unglaublich flexibel. Ihr könnt dort sogar Makros ablegen, die ihr selbst erstellt habt, um komplexe Aufgaben mit einem einzigen Klick auszuführen. Indem ihr eure am häufigsten verwendeten Befehle dort platziert, spart ihr wertvolle Sekunden bei jedem Klick und könnt euch voll und ganz auf eure Daten konzentrieren, anstatt nach Befehlen zu suchen.

Benutzerdefinierte Ansichten – Schnell zwischen Arbeitsmodi wechseln 

Arbeitet ihr oft mit großen Datensätzen und müsst dabei zwischen verschiedenen Ansichten wechseln? Mal braucht ihr die vollständige Tabelle, dann wieder nur einen bestimmten Bereich, oder ihr möchtet vielleicht bestimmte Zeilen oder Spalten ausblenden, um euch auf das Wesentliche zu konzentrieren? Anstatt jedes Mal manuell Zeilen oder Spalten ein- und auszublenden oder den Zoom zu ändern, könnt ihr benutzerdefinierte Ansichten nutzen. 

Benutzerdefinierte Ansichten speichern eine spezifische Kombination von Anzeige- und Druckeinstellungen für ein Arbeitsblatt. Dazu gehören beispielsweise Zeilen- und Spaltenausblendungen, Zoomfaktor, Fensteraufteilung und sogar Druckeinstellungen. Das ist extrem nützlich, wenn ihr zum Beispiel einen Bericht für verschiedene Zielgruppen vorbereitet und jede Zielgruppe eine leicht angepasste Ansicht benötigt. 

Um eine benutzerdefinierte Ansicht zu erstellen, nehmt zunächst alle Einstellungen vor, die ihr speichern möchtet. Blendet Zeilen oder Spalten aus, ändert den Zoom oder friert Bereiche ein. Geht dann im Menüband auf den Reiter "Ansicht" und klickt in der Gruppe "Arbeitsmappenansichten" auf "Benutzerdefinierte Ansichten". Im Dialogfeld klickt auf "Hinzufügen". Gebt der Ansicht einen aussagekräftigen Namen, zum Beispiel "Bericht_Manager" oder "Daten_Bereinigung", und bestätigt mit "OK". 

Wenn ihr nun zu dieser Ansicht wechseln möchtet, geht einfach wieder zu "Benutzerdefinierte Ansichten", wählt den gewünschten Namen aus der Liste und klickt auf "Anzeigen". Excel stellt das Arbeitsblatt sofort so dar, wie ihr es gespeichert habt. Das spart nicht so viel Zeit wie Tastenkombinationen bei einzelnen Klicks, aber es ist ein riesiger Zeitersparnis bei der Vorbereitung und Präsentation komplexer Arbeitsmappen, da es die Notwendigkeit manueller Anpassungen eliminiert. Ihr könnt so schnell zwischen verschiedenen Arbeitsmodi oder Präsentationsformen wechseln, ohne jedes Mal alles neu einstellen zu müssen.