Überflüssige Leerzeichen entfernen – Eine einfache, aber wirkungsvolle Bereinigung
Nichts ist ärgerlicher als Daten, die durch zusätzliche Leerzeichen unbrauchbar werden. Manchmal schleichen sich am Anfang, am Ende oder sogar zwischen Wörtern zu viele Leerzeichen ein. Dies kann passieren, wenn Daten aus anderen Systemen importiert werden oder wenn jemand sie manuell mit Tippfehlern eingegeben hat. Diese zusätzlichen Leerzeichen führen dazu, dass Excel die Daten nicht korrekt erkennt, zum Beispiel bei Vergleichen oder Suchen. Die gute Nachricht ist, dass Excel eine spezielle Funktion besitzt, um dieses Problem im Handumdrehen zu lösen: die Funktion GLÄTTEN.
Die GLÄTTEN-Funktion ist kinderleicht anzuwenden. Stellt euch vor, ihr habt in Zelle A1 den Text " Produkt A ". Wenn ihr diesen Text in einer Formel verwenden möchtet, könnte Excel ihn nicht als "Produkt A" erkennen. Um das zu beheben, gebt ihr einfach in einer leeren Zelle, sagen wir B1, die Formel =GLÄTTEN(A1) ein. Wenn ihr dann die Eingabetaste drückt, seht ihr, dass der Text in Zelle B1 als "Produkt A" erscheint, ohne die lästigen Leerzeichen. Die GLÄTTEN-Funktion entfernt alle Leerzeichen am Anfang und am Ende eines Textes und reduziert mehrere Leerzeichen zwischen Wörtern auf ein einziges Leerzeichen. Das ist ein essenzieller erster Schritt zur Datenbereinigung und sorgt dafür, dass eure Textdaten konsistent und nutzbar sind. Zieht die Formel einfach nach unten, um die Funktion auf eine ganze Spalte anzuwenden. Danach könnt ihr die bereinigten Daten kopieren und als Werte wieder einfügen, um die Formeln zu entfernen.
Text aufteilen – Wenn eine Spalte zu viele Informationen enthält
Oftmals befinden sich in einer einzigen Zelle mehrere Informationen, die ihr eigentlich getrennt voneinander analysieren oder nutzen wollt. Denkt zum Beispiel an eine Spalte mit "Vorname Nachname" oder "Artikelnummer-Größe-Farbe". Excel bietet hierfür ein hervorragendes Werkzeug: "Text in Spalten". Diese Funktion ermöglicht es euch, den Inhalt einer Zelle basierend auf einem bestimmten Trennzeichen oder einer festen Breite in mehrere Spalten aufzuteilen.
Um diese Funktion zu nutzen, wählt ihr zuerst die Spalte aus, die die zu trennenden Daten enthält. Geht dann im Excel-Menüband auf den Reiter "Daten" und klickt in der Gruppe "Datentools" auf die Schaltfläche "Text in Spalten". Es öffnet sich der "Textkonvertierungs-Assistent". Im ersten Schritt des Assistenten habt ihr die Wahl zwischen "Getrennt" und "Feste Breite".
Die Option "Getrennt" wählt ihr, wenn eure Daten durch ein bestimmtes Zeichen, wie ein Komma, ein Semikolon, ein Leerzeichen oder einen Bindestrich, voneinander getrennt sind. Dies ist der häufigste Anwendungsfall. Nachdem ihr "Getrennt" ausgewählt habt, klickt auf "Weiter". Im nächsten Schritt könnt ihr das oder die Trennzeichen festlegen. Wenn eure Namen zum Beispiel durch ein Leerzeichen getrennt sind ("Max Mustermann"), wählt ihr "Leerzeichen" als Trennzeichen. Ihr könnt auch "Andere" auswählen und euer eigenes Trennzeichen eingeben, wie zum Beispiel einen Bindestrich oder einen Schrägstrich. Im dritten Schritt des Assistenten könnt ihr noch das Datenformat für jede der neuen Spalten festlegen und den Zielbereich auswählen, wo die aufgeteilten Daten platziert werden sollen. Achtet darauf, einen leeren Bereich zu wählen, um keine vorhandenen Daten zu überschreiben. Klickt abschließend auf "Fertig stellen", und eure Daten werden sauber in separate Spalten aufgeteilt.
Die Option "Feste Breite" ist nützlich, wenn die Informationen in euren Daten immer an derselben Position beginnen und enden, unabhängig vom Inhalt. Dies ist seltener der Fall, aber beispielsweise bei manchen alten Datensätzen aus Großrechnern kann das vorkommen. Wenn ihr "Feste Breite" wählt, könnt ihr im nächsten Schritt Linien im Datenfenster ziehen, um die Trennpunkte manuell festzulegen. Auch hier könnt ihr im letzten Schritt das Datenformat und den Zielbereich definieren.
Groß- und Kleinschreibung anpassen – Einheitlichkeit schaffen
Manchmal müssen wir die Groß- und Kleinschreibung unserer Texte vereinheitlichen. Vielleicht sind einige Namen in Großbuchstaben geschrieben, andere in Kleinbuchstaben und wieder andere mit gemischter Schreibweise. Für eine saubere Datenbasis ist es oft wichtig, hier Konsistenz zu schaffen. Excel bietet dafür drei nützliche Funktionen: GROSS, KLEIN und PROPER.
Die Funktion GROSS wandelt alle Buchstaben in einem Text in Großbuchstaben um. Wenn ihr zum Beispiel in Zelle A1 den Text "excel zauber" habt und in Zelle B1 die Formel =GROSS(A1) eingebt, wird das Ergebnis "EXCEL ZAUBER" sein. Diese Funktion ist nützlich, wenn ihr zum Beispiel Produktcodes oder Abkürzungen vereinheitlichen wollt.
Die Funktion KLEIN macht genau das Gegenteil: Sie wandelt alle Buchstaben in Kleinbuchstaben um. Mit =KLEIN(A1) für den Text "EXCEL Zauber" erhaltet ihr "excel zauber". Dies ist oft hilfreich, wenn ihr Texte für den Vergleich oder die Analyse vorbereitet, bei denen die Groß- und Kleinschreibung keine Rolle spielen soll.
Die Funktion PROPER ist besonders praktisch für Namen oder Titel. Sie wandelt den ersten Buchstaben jedes Wortes in Großbuchstaben um und alle anderen Buchstaben in Kleinbuchstaben. Wenn ihr zum Beispiel in Zelle A1 "max mustermann" stehen habt, würde =PROPER(A1) das Ergebnis "Max Mustermann" liefern. Dies ist ideal, um die Schreibweise von Namen oder Ortsbezeichnungen zu standardisieren und professioneller aussehen zu lassen.
Auch hier gilt: Nach der Anwendung der Formel könnt ihr die Spalte mit den bereinigten Daten kopieren und als Werte wieder einfügen. So werden die Formeln entfernt und ihr habt saubere, statische Daten.
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