Wie viel Geld haben wir? Wo geben wir es aus? Excel zeigt alle Abweichungen!
Das Problem: Budget ohne Kontrolle:
- Keine Jahresplanung! Kosten explodieren!
- Abweichungen unbekannt! Erst am Jahresende bemerkt!
- Keine Departement-Budgets! Unkontrollierte Ausgaben!
- Verschwendung! Wohin geht das Geld?
- Prognosen falsch! Keine Hochrechnung!
Die Lösung: Excel-Budgetplaner! Jahres- & Monatsbudget, Abweichungsanalyse, Automatische Prognosen!
In diesem Tutorial lernst du: Ein professionelles Budgetplanungs-System mit Forecasting aufzubauen!
1. Die Architektur – 7 Blätter für Budgetmanagement
| Blatt-Name | Zweck | Inhalt |
|---|---|---|
| Jahresbudget | Strategische Planung | Kategorien, Jahressummen, Beschreibungen! |
| Monatsbudget | Detaillierte Planung | Jede Kategorie pro Monat (Jan-Dez!)! |
| Ist-Ausgaben | Tatsächliche Kosten | Monatliche Ist-Zahlen, Rechnungen! |
| Abweichungen | Variance Analysis | Soll vs. Ist, Prozent, Trend! |
| Prognose | Jahresendprognose | Hochrechnung für Gesamtjahr! |
| Departements | Abteilungs-Budgets | Pro Abteilung Budgetaufteilung! |
| Dashboard | Führungs-Übersicht | KPIs, Charts, Status-Ampel! |
Der Trick: Alle Blätter verlinkt! Monatsbudget = 12x Jahresbudget! Ist-Ausgaben → automatische Abweichungen!
2. Blatt 1: Jahresbudget – Die Gesamtplanung
Jahres-Übersicht mit Kategorien:
Wichtig: Kategorien = Struktur! Verantwortliche = Ownership!
| Kategorie-ID | Kategorie | Beschreibung | Jahresbudget € | % vom Gesamt | Verantwortlich | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| C001 | Personalkosten | Gehälter, Sozialversicherung | €600.000 | 55% | HR Leiter | Fixed |
| C002 | Marketing | Digital, Print, Events | €150.000 | 14% | Marketing Dir. | Variable |
| C003 | IT & Infrastructure | Software, Hardware, Support | €100.000 | 9% | IT Manager | Semi-Fixed |
| C004 | Reisen & Hotels | Geschäftsreisen, Konferenzen | €80.000 | 7% | Finance | Variable |
| C005 | Büromaterial & Services | Miete, Nebenkosten, Materialien | €60.000 | 5% | Facility Manager | Fixed |
| C006 | Sonstiges | Unforeseen, Reserve | €40.000 | 4% | CFO | Reserve |
Wichtig: Kategorien = Struktur! Verantwortliche = Ownership!
3. Blatt 2: Monatsbudget – Detaillierte Planung (Jan-Dez)
Monatliche Budgetaufteilung:
12-Monats-Matrix:
Design-Tipp: Saisonale Schwankungen beachten! (Mehr Reisen in Q1? Mehr Marketing vor Holidays?)
| Kategorie | Jan € | Feb € | Mär € | Apr € | ... Dez € | Jahres-Budget |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Personalkosten | €50.000 | €50.000 | €50.000 | €50.000 | €50.000 | =SUM(Jan:Dez) |
| Marketing | €10.000 | €12.000 | €15.000 | €12.000 | €14.000 | =SUM(Jan:Dez) |
| IT & Infrastructure | €8.000 | €8.500 | €9.000 | €8.500 | €8.000 | =SUM(Jan:Dez) |
| Reisen & Hotels | €5.000 | €7.000 | €8.000 | €6.000 | €7.000 | =SUM(Jan:Dez) |
Design-Tipp: Saisonale Schwankungen beachten! (Mehr Reisen in Q1? Mehr Marketing vor Holidays?)
4. Blatt 3: Ist-Ausgaben – Die Realität
Tatsächliche monatliche Ausgaben:
Quelle: Aus Buchhaltung, Rechnungen, SAP/ERP!
| Kategorie | Jan Ist € | Feb Ist € | Mär Ist € | Apr Ist € | ... Dez Ist € | Gesamt Ist |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Personalkosten | €51.200 | €50.500 | €52.000 | €50.800 | €49.500 | =SUM(Jan:Dez) |
| Marketing | €11.500 | €13.000 | €16.200 | €13.500 | €15.800 | =SUM(Jan:Dez) |
| IT & Infrastructure | €8.200 | €8.800 | €9.300 | €8.600 | €8.100 | =SUM(Jan:Dez) |
Quelle: Aus Buchhaltung, Rechnungen, SAP/ERP!
5. Blatt 4: Abweichungen – Variance Analysis
Soll vs. Ist + Prozent:
Detaillierte Abweichungsanalyse:
Farb-Coding:
| Kategorie | Budget € | Ist € | Abweichung € | Abweichung % | Status | Trend |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Personalkosten | €600.000 | €612.800 | €+12.800 | +2,1% | ⚠️ Über Budget | ↗ Steigend |
| Marketing | €150.000 | €163.500 | €+13.500 | +9,0% | 🔴 Kritisch! | ↗ Steigend |
| IT & Infrastructure | €100.000 | €98.300 | €−1.700 | −1,7% | ✅ Im Plan | ↘ Sinkend |
| Reisen & Hotels | €80.000 | €92.500 | €+12.500 | +15,6% | 🔴 Kritisch! | ↗ Steigend |
Farb-Coding:
- 🟩 Grün (±5%): Im Plan!
- 🟨 Gelb (5-10%): Warnung!
- 🟥 Rot (>10%): Kritisch!
6. Blatt 5: Prognose – Jahresendprognose
Automatische Hochrechnung:
Forecast für Gesamtjahr:
Berechnung: Forecast = (Ist/Monate_vergangen) × 12
| Kategorie | Budget € | Ist (Jan-Apr) € | Prognose (Jan-Dez) € | Abweichung € | Abweichung % |
|---|---|---|---|---|---|
| Personalkosten | €600.000 | €204.500 | €615.000 | €+15.000 | +2,5% |
| Marketing | €150.000 | €53.700 | €165.000 | €+15.000 | +10,0% |
| IT & Infrastructure | €100.000 | €34.800 | €98.500 | €−1.500 | −1,5% |
| Reisen & Hotels | €80.000 | €32.300 | €97.000 | €+17.000 | +21,3% |
Berechnung: Forecast = (Ist/Monate_vergangen) × 12
7. Blatt 6: Departements – Abteilungs-Budgets
Budget-Aufteilung pro Abteilung:
| Abteilung | Budget € | Ist (YTD) € | % Verbraucht | Verbleibend € | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| Engineering | €350.000 | €156.200 | 44,6% | €193.800 | ✅ Gut |
| Marketing | €200.000 | €98.500 | 49,3% | €101.500 | ✅ Gut |
| Sales | €180.000 | €96.300 | 53,5% | €83.700 | ⚠️ Watch |
| Operations | €250.000 | €145.800 | 58,3% | €104.200 | ⚠️ Watch |
8. Blatt 7: Dashboard – KPIs und Visualisierungen
Budget-Übersicht:
Key Metrics:
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BUDGET DASHBOARD - APRIL 2026
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GESAMT BUDGET ÜBERSICHT:
Jahresbudget: €1.030.000
Ist (Jan-Apr): €397.900 (38,6%)
Noch verbleibend: €632.100 (61,4%)
Prognose Ende Jahr: €1.087.000 (−€57.000 über Budget!)
KATEGORIE ANALYSE:
Kategorien im Plan (±5%): 2 von 6
Kategorien mit Warnung (5-10%): 2 von 6
Kategorien kritisch (>10%): 2 von 6
ABWEICHUNGEN:
Positive (unter Budget): €1.700
Negative (über Budget): €44.000
Netto-Abweichung: €−42.300 (−4,1%)
TOP PROBLEM-KATEGORIEN:
1. Reisen & Hotels: +€12.500 (+15,6%)
2. Marketing: +€13.500 (+9,0%)
3. Personalkosten: +€12.800 (+2,1%)
ABTEILUNGS-STATUS:
Engineering: 44,6% verbraucht ✅
Marketing: 49,3% verbraucht ✅
Sales: 53,5% verbraucht ⚠️
Operations: 58,3% verbraucht ⚠️
PROGNOSE TREND:
Ohne Maßnahmen: +€57.000 ÜBER Budget!
Empfehlungen: Reisen kürzen! Marketing prüfen!
Charts & Visualisierungen:
Wichtige Charts:
- Budget vs. Ist (Balkendiagramm): Soll vs. Wirklichkeit!
- Abweichungs-Trend (Liniendiagramm): Trend über Zeit!
- Kategorie-Split (Tortendiagramm): Wo geht das Geld hin?
- Abteilungs-Auslastung (Wasserfalldiagramm): Wer verbraucht wieviel?
- YTD Prognose (Kombinationsdiagramm): Ist + Trend + Forecast!
9. Die wichtigsten Formeln – Budget berechnen!
1. Abweichungen berechnen:
Absolute Abweichung:
=Ist_Kosten − Budget_Kosten
Beispiel: €163.500 − €150.000 = €+13.500
Prozent-Abweichung:
=(Ist_Kosten − Budget_Kosten) / Budget_Kosten × 100
Beispiel: (€163.500 − €150.000) / €150.000 × 100 = +9,0%
Status-Formel (Farb-Coding):
=IF(ABS(Abweichung%)<=5,"Grün",IF(ABS(Abweichung%)<=10,"Gelb","Rot"))
2. Prognose für Jahresende:
Forecast-Formel (Linear):
=Ist_YTD / Monate_verstrichen × 12
Beispiel: €204.500 / 4 × 12 = €613.500
Mit Trend-Anpassung:
=(Ist_YTD + (Ist_Monat_Aktuell × Trend_Faktor)) / Monate × 12
Sichere Prognose (konservativ):
=(Ist_YTD + Sicherheits_Buffer) / Monate × 12
3. Verbleibende Budget:
Verbleibend absolut:
=Budget_Jahres − Ist_YTD
Beispiel: €150.000 − €53.700 = €96.300
Verbleibend pro Monat (Rest des Jahres):
=(Budget − Ist_YTD) / (12 − Monate_verstrichen)
Beispiel: (€150.000 − €53.700) / 8 = €12.038/Monat
% verbraucht:
=Ist_YTD / Budget_Jahres × 100
Beispiel: €53.700 / €150.000 × 100 = 35,8%
10. Fallstudie: Mittelständisches Unternehmen mit 8 Abteilungen
Szenario: €1.200.000 Jahresbudget, 8 Abteilungen, monatliche Kontrolle
Problem:
Lösung: Excel-Budgetplanungs-System
Prozess:
Resultat nach 6 Monaten:
Problem:
- Keine Budgetplanung! Ausgaben chaotisch!
- Abweichungen zu spät erkannt! Ende Jahr erst bemerkt!
- Abteilungen geben unkontrolliert aus!
- Keine Prognose! Können nicht planen!
- Verschwendung! Budgets falsch verteilt!
Lösung: Excel-Budgetplanungs-System
- Jahresbudget: €1.200.000 in 8 Abteilungen verteilt!
- Monatsbudget: Jeder Monat geplant (saisonal)!
- Ist-Tracking: Monatlich aus Buchhaltung!
- Abweichungen: Automatisch analysiert!
- Prognose: Jahresendprognose monatlich!
Prozess:
- Jeden Monat 1. Tag: Ist-Daten erfassen!
- Dashboard generiert automatisch!
- Abweichungen >10% sofort eskalieren!
- Monatliche Reporting an Leitung!
- Prognose-Updates für Jahresplan!
Resultat nach 6 Monaten:
- ✅ Ausgaben transparent! Alle sehen's!
- ✅ Abweichungen schnell identifiziert!
- ✅ Abteilungen budgetbewusst!
- ✅ Jahresendprognose zuverlässig!
- ✅ €80K Einsparungen durch Kontrolle!
11. Best Practices – Budgetplanung professionell!
✅ Tipp 1: Monatliche Aktualisierung!
Nicht jährlich! Abweichungen ändern sich ständig!
Jeden 1. Tag: Vorhergegangenen Monat abschließen!
Jeden 1. Tag: Vorhergegangenen Monat abschließen!
✅ Tipp 2: Farb-Coding für Schnellübersicht!
Grün = OK, Gelb = Warnung, Rot = Kritisch!
Auf einen Blick: Wo sind die Probleme?
Auf einen Blick: Wo sind die Probleme?
✅ Tipp 3: Prognose monatlich überprüfen!
Trends ändern! Prognosen müssen aktualisiert werden!
Dann: Rechtzeitig gegensteuern!
Dann: Rechtzeitig gegensteuern!
✅ Tipp 4: Abteilungs-Verantwortung!
Jeder Bereich kennt sein Budget! Jeder ist verantwortlich!
Macht: Budget Ownership!
Macht: Budget Ownership!
✅ Tipp 5: Reserve-Buffer einplanen!
Nichts läuft 100% nach Plan! Unerwartetes passiert!
Empfehlung: 5-10% Reserve einbauen!
Empfehlung: 5-10% Reserve einbauen!
12. Häufige Fehler & Lösungen
❓ F: Budget ist unrealistisch! Über-/Unterschuss ständig!
A: Bessere Planung im Jahr davor:
- Fehler: Zu optimistisch geplant!
- Lösung: Historische Daten verwenden!
- Oder: Mit 10% Puffer planen!
❓ F: Daten aus Buchhaltung kommen verzögert!
A: Zeitnahe Datenquellen:
- Lösung 1: Direkter Access zu SAP/ERP!
- Lösung 2: Automatisierte Datenexporte!
- Lösung 3: Abteilungs-Meldungen per Formular!
❓ F: Prognose ist zu ungenau! Schwer zu planen!
A: Bessere Prognose-Methoden:
- Mit Trend: Berücksichtige Entwicklung!
- Gewichtet: Aktuelle Monate zählen mehr!
- Expert-Meinung: Abteilungsleiter fragen!
❓ F: Abteilungen ignorieren Budgets! Geben einfach aus!
A: Governance etablieren:
- Budget-Besitzer: Pro Abteilung verantwortlich!
- Approval-Prozess: Große Ausgaben genehmigen!
- Konsequenzen: Über-Budget nicht ohne Grund!
13. Deine nächsten Schritte
- Neue Datei erstellen: Budget_2026.xlsx
- 7 Blätter anlegen: Jahresbudget, Monatsbudget, Ist, Abweichungen, Prognose, Departements, Dashboard
- Blatt 1: Jahresbudget mit deinen Kategorien!
- Blatt 2: Monatsbudget verteilen (saisonal beachten!)!
- Blatt 3: Ist-Ausgaben aus Buchhaltung!
- Blatt 4: Abweichungen automatisch berechnen!
- Blatt 5: Prognose mit Formeln!
- Blatt 6: Departements mit Verantwortlichen!
- Blatt 7: Dashboard mit Charts & KPIs!
- Live: Monatlich updaten & Reporting!
Checkliste für Budgetplanung
- Ich verstehe die 7-Blatt-Architektur
- Ich kann Jahresbudget definieren & kategorisieren
- Ich kann Monatsbudget mit Saisonalität planen
- Ich kann Ist-Ausgaben tracken & aktualisieren
- Ich kann Abweichungen automatisch berechnen
- Ich kann Jahresendprognose hochrechnen
- Ich kann Abteilungs-Budgets managen
- Ich kann Farb-Coding für Status einbauen
- Ich kann aussagekräftige Charts erstellen
- Ich implementiere monatliche Budgetkontrolle
Mit der richtigen Planung wird Budget kontrolliert & Kosten optimiert! 💰✅
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