Haben wir genug Ressourcen? Wo sind die Engpässe? Excel macht's sichtbar!
Das Problem: Kapazität ohne Planung:
- Projekte verspätet! Keine Ressourcen!
- Überlastete Mitarbeiter! Burnout!
- Keine Prioritäten! Was zuerst?
- Engpässe unklar! Wo bottlenecks?
- Kosten aus dem Ruder! Nur Reaktion!
Die Lösung: Excel-Kapazitätsplaner! Proaktive Planung, Auslastungsdiagramme, Engpässe sichtbar!
In diesem Tutorial lernst du: Ein professionelles Kapazitätsplanungs-System mit Visualisierungen aufzubauen!
1. Die Architektur – 6 Blätter für Kapazitätsmanagement
| Blatt-Name | Zweck | Inhalt |
|---|---|---|
| Ressourcen | Team-Verwaltung | Personen, Skills, Verfügbarkeit, Stundensatz! |
| Projekte | Laufende Aufgaben | Name, Dauer, Stunden, Team, Status! |
| Zuordnung | Wer arbeitet an was? | Person, Projekt, Stunden/Woche, Zeitraum! |
| Auslastung | Kapazitätsübersicht | Person, Verfügbar, Zugeordnet, Frei, %! |
| Engpässe | Probleme identifizieren | Überauslastung, kritische Rollen, Verzögerungen! |
| Dashboard | Führungs-Übersicht | KPIs, Charts, Kapazitäts-Auslastung! |
Der Trick: Alle Daten verlinkt! Eine Zuordnungsänderung = Auslastung automatisch aktualisiert!
2. Blatt 1: Ressourcen – Das Team verwalten
Team-Struktur mit Skills:
Wichtig: Verfügbarkeit = reale Stunden nach Urlaub & Krankheit!
| Person-ID | Name | Rolle | Skills | Verf. (h/Woche) | Start | Urlaub | Stundensatz € |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| R001 | Max Müller | Senior Dev | Java, AWS, DB | 40h | 01.01.2026 | 5 Wochen | €120 |
| R002 | Lisa Schmidt | Junior Dev | Python, REST | 40h | 15.01.2026 | 3 Wochen | €60 |
| R003 | Peter Weber | DevOps | Docker, K8s | 40h | 01.01.2026 | 4 Wochen | €100 |
Wichtig: Verfügbarkeit = reale Stunden nach Urlaub & Krankheit!
3. Blatt 2: Projekte – Alle laufenden Arbeiten
Projekt-Register mit Zeitraum:
| Projekt-ID | Name | Start | Ende | Budget (h) | Status | Priority | Client |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| P001 | App Relaunch | 01.01.2026 | 31.03.2026 | 500h | In Progress | High | Client A |
| P002 | Cloud Migration | 15.01.2026 | 30.04.2026 | 800h | Planning | Critical | Client B |
| P003 | Support & Maintenance | 01.01.2026 | 31.12.2026 | 200h | Ongoing | Medium | Internal |
4. Blatt 3: Zuordnung – Wer arbeitet an was?
Resource Allocation detailliert:
Zuordnungs-Matrix:
Wichtig: Die Basis für Auslastungsberechnung! Alle Stunden müssen hier erfasst sein!
| Person | Projekt | h/Woche | Start | Ende | Gesamt h | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Max Müller | App Relaunch | 30h | 01.01.2026 | 31.03.2026 | =30*12 (360h) | Active |
| Max Müller | Support | 10h | 01.01.2026 | 31.12.2026 | =10*52 (520h) | Active |
| Lisa Schmidt | App Relaunch | 20h | 15.01.2026 | 31.03.2026 | =20*11 (220h) | Active |
| Peter Weber | Cloud Migration | 40h | 15.01.2026 | 30.04.2026 | =40*15 (600h) | Active |
Wichtig: Die Basis für Auslastungsberechnung! Alle Stunden müssen hier erfasst sein!
5. Blatt 4: Auslastung – Kapazitäts-Analyse
Übersicht pro Person:
Auslastungs-Berechnung:
Farb-Coding:
| Person | Verfügbar (h) | Zugeordnet (h) | Frei (h) | Auslastung % | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| Max Müller | 2000h | 880h | 1120h | =880/2000 (44%) | ✅ Gut |
| Lisa Schmidt | 1600h | 1650h | −50h | =1650/1600 (103%) | ⚠️ Überauslastet! |
| Peter Weber | 2000h | 600h | 1400h | =600/2000 (30%) | ✅ Kapazität frei |
Farb-Coding:
- 🟩 Grün (60-80%): Optimal!
- 🟨 Gelb (80-100%): Warnung!
- 🟥 Rot (>100%): Überauslastet!
6. Blatt 5: Engpässe – Die kritischen Probleme
Engpässe automatisch identifizieren:
| Person | Auslastung | Problem | Impact | Lösung |
|---|---|---|---|---|
| Lisa Schmidt | 103% | Überauslastung! | High (Cloud Migration verzögert!) | Zusätzliche Person oder Stunden reduzieren! |
| Peter Weber | 30% | Unterlastet | Medium (Kosten!) | DevOps Skills zu anderen Projekten? |
| Max Müller | 44% | Kritische Skill! | Critical (Java Expert knapp!) | Backup planen oder Mentoring! |
7. Blatt 6: Dashboard – KPIs und Visualisierungen
Kapazitäts-Übersicht:
Key Metrics:
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KAPAZITÄTS DASHBOARD - JANUAR 2026
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TEAM-ÜBERSICHT:
Gesamt Team: 10 Personen
Durchschn. Auslastung: 72%
Überauslastete: 2 Personen (20%!)
Unterlastete: 3 Personen (30%!)
KAPAZITÄT DETAILS:
Verfügbar gesamt: 20.000 Stunden
Zugeordnet: 14.400 Stunden
Frei: 5.600 Stunden
Reserve: 28%
PROJEKT ÜBERSICHT:
Aktive Projekte: 12
Budget (Stunden): 4.800h
Genutzt: 3.200h (67%)
Verbleibend: 1.600h
PROBLEM-ANALYSE:
Engpässe: 5 identifiziert!
Kritische Skills: 3
Verzögerungsrisiko: 2 Projekte
Budgetüberschuss-Risiko: 1 Projekt
KOSTEN-TRACKING:
Gesamt Budget (€): €500.000
Genutzt: €340.000 (68%)
Verbleibend: €160.000
Charts & Visualisierungen:
Wichtige Charts:
- Team Auslastung (Balkendiagramm): Wer ist über/unterlastet?
- Projekt-Status (Wasserfalldiagramm): Budgetstatus!
- Skills-Matrix (Heatmap): Wer kann was?
- Auslastung Timeline (Liniendiagramm): Trend!
- Engpässe (Pareto): Top 80/20 Probleme!
8. Die wichtigsten Formeln – Kapazität berechnen!
1. Verfügbarkeit berechnen:
Basis Verfügbarkeit (Jahresarbeitszeit):
Stunden/Woche * (52 Wochen − Urlaub Wochen)
Beispiel: 40h * (52 − 5) = 1.880h
Mit Krankheit berücksichtigen:
1.880h * (1 − Krankheitsquote %)
Beispiel: 1.880h * (1 − 3%) = 1.823h
Mit Overhead (Meetings, Admin):
1.823h * (1 − Overhead %)
Beispiel: 1.823h * (1 − 10%) = 1.640h
2. Zuordnung summieren:
Zugeordnete Stunden pro Person:
=SUMIF(Zuordnung_Person,"Max Müller",Stunden)
Pro Zeitraum:
=SUMIFS(Zuordnung,Person,"Max",Start,">=2026-01-01",Ende,"<="2026-03-31")
Gesamt alle Projekte:
=SUM(Zuordnung_Stunden)
3. Auslastung berechnen:
Absolute Auslastung %:
=Zugeordnete_Stunden / Verfügbare_Stunden
Über/Unter-Auslastung:
Verfügbar − Zugeordnet
(Negative = Überauslastet!)
Über-Auslastungs-Prozent:
=IF(Zugeordnet>Verfügbar, (Zugeordnet−Verfügbar)/Verfügbar, 0)
9. Fallstudie: Software-Agentur mit 12 Entwicklern
Szenario: 12-köpfiges Tech-Team, 6 parallele Projekte
Problem:
Lösung: Kapazitätsplanung im Team
Prozess:
Resultat nach 3 Monaten:
Problem:
- Entwickler überlastet! Burnout-Risiko!
- Projekte verzögern sich! Keine Planung!
- Kosten explodieren! Keine Auslastungskontrolle!
- Engagement-Risiken! Talente verlassen!
Lösung: Kapazitätsplanung im Team
- Ressourcen: 12 Devs mit Skills & Verfügbarkeit
- Projekte: 6 aktive mit Dauer & Budget
- Zuordnung: Wer arbeitet an was (h/Woche)
- Auslastung: Automatisch berechnet
- Engpässe: Automatisch identifiziert!
Prozess:
- Wöchentliche Auslastungs-Reviews!
- Über 100% sofort ansprechen!
- Priorisierung anpassen oder Ressourcen zuordnen!
- Trends analysieren (burnout prevention!)
Resultat nach 3 Monaten:
- ✅ Durchschnittliche Auslastung stabil bei 75%!
- ✅ Nur noch 1 Person über 100% (vs. 6 vorher!)
- ✅ Projekte pünktlich! Keine Verzögerungen!
- ✅ Kosten unter Kontrolle! €80K Einsparungen!
- ✅ Team zufrieden! Keine Kündigungen!
10. Best Practices – Kapazitätsplanung professionell!
✅ Tipp 1: Wöchentliche Reviews!
Nicht monatlich! Auslastung ändert sich schnell!
Jeden Montag: Zahlen aktualisieren & besprechen!
Jeden Montag: Zahlen aktualisieren & besprechen!
✅ Tipp 2: 70-80% ist optimal!
Nicht 100%! Buffer ist wichtig!
20-30% für: Meetings, Unerwartetes, Entwicklung!
20-30% für: Meetings, Unerwartetes, Entwicklung!
✅ Tipp 3: Buffer für Unerwartetes!
Support-Cases, Bugs, Emergency-Projekte!
Plan: Nur 70-80% für geplante Arbeit!
Plan: Nur 70-80% für geplante Arbeit!
✅ Tipp 4: Skills-Diversifizierung!
Nicht alles auf eine Person verlassen!
Minimum 2: Pro kritische Skill!
Minimum 2: Pro kritische Skill!
✅ Tipp 5: Regelmäßig neu bewerten!
Produktivität ändert sich! Neue Lerncurve!
Quarterly: Verfügbarkeits-Schätzungen überprüfen!
Quarterly: Verfügbarkeits-Schätzungen überprüfen!
11. Häufige Fehler & Lösungen
❓ F: Zahlen sind zu optimistisch! Projekte verzögern sich!
A: Planung realistischer machen:
- Fehler: 100% Produktivität angenommen!
- Realität: Nur 70-80% effektive Zeit!
- Lösung: Overhead-Faktor einbauen (Meetings, Admin!)!
❓ F: Entwickler melden sich nicht ab! Echte Stunden unbekannt!
A: Besseres Tracking implementieren:
- Lösung 1: Time Tracking Tool (Jira, Asana, Clockify)!
- Lösung 2: Wöchentliche Stunden-Meldung (Formular!)!
- Oder: Baseline-Schätzungen nutzen!
❓ F: Urlaubszeiten und Krankheit ändern ständig!
A: Verfügbarkeit regelmäßig aktualisieren:
- Prozess: Monatlich überprüfen!
- Oder: Beim Buchen sofort updaten!
- Hinweis: Verfügbares Datum im Auge behalten!
❓ F: Zu viele Projekte! Wie priorisieren?
A: Mit Kapazität verbinden:
- Nur soviele: Wie Kapazität erlaubt!
- Priorisierung: Nach Deadline + Impact!
- Dann: Ressourcen nach Priorität zuordnen!
12. Deine nächsten Schritte
- Neue Datei erstellen: Capacity_Plan_2026.xlsx
- 6 Blätter anlegen: Ressourcen, Projekte, Zuordnung, Auslastung, Engpässe, Dashboard
- Blatt 1: Ressourcen mit deinem Team!
- Blatt 2: Projekte mit deinen Arbeiten!
- Blatt 3: Zuordnung realistisch schätzen!
- Blatt 4: Auslastung automatisch berechnen!
- Blatt 5: Engpässe identifizieren!
- Blatt 6: Dashboard mit Charts!
- Test: Mit Beispiel-Daten durchlaufen!
- Live: Wöchentlich updaten & besprechen!
Checkliste für Kapazitätsplanung
- Ich verstehe die 6-Blatt-Architektur
- Ich kann Ressourcen mit Verfügbarkeit dokumentieren
- Ich kann Projekte definieren und Budget schätzen
- Ich kann Zuordnung detailliert erfassen
- Ich kann Auslastung automatisch berechnen
- Ich kann Engpässe identifizieren
- Ich kann Auslastungs-Farb-Coding einbauen
- Ich kann aussagekräftige Charts erstellen
- Ich kenne Best Practices (70-80% Optimal!)
- Ich implementiere Planung in meinem Team
Mit der richtigen Planung wird Kapazität transparent & optimiert! 📊✅
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