Rechnungen manuell schreiben? Zeitverschwendung! Excel macht's automatisch!
Das Problem: Rechnungen sind zeitaufwändig:
- Rechnungsnummer manuell hochzählen! Fehleranfällig!
- Kundendata immer wieder neu tippen! Redundanz!
- Summen berechnen! Fehler möglich!
- Mehrwertsteuern einrechnen! Kompliziert!
- Keine Übersicht! Welche Rechnungen noch offen?
Die Lösung: Excel-Vorlage mit Automation! Rechnungen in 30 Sekunden!
In diesem Tutorial lernst du: Eine professionelle Excel-Rechnungsvorlage mit allen Features aufzubauen!
1. Die Struktur – Mehrere Blätter, eine Vorlage
| Blatt-Name | Zweck | Inhalt |
|---|---|---|
| Rechnung | Template für jede Rechnung | Vorlage mit Dropdowns & Formulas! |
| Kundenliste | Alle Kunden zentral | ID, Name, Adresse, Email, etc. |
| Rechnungs-Log | Übersicht aller Rechnungen | Datum, Nummer, Kunde, Summe, Status! |
| Einstellungen | Firma & Konfiguration | Name, Adresse, IBAN, Steuernummer, nächste Rechnung-ID! |
Der Trick: Alles ist verlinkt! Eine Änderung = überall automatisch aktualisiert!
2. Blatt 1: Einstellungen – Das Fundament
Erstelle diese Struktur:
Wichtig: Diese Werte werden später mit VLOOKUP/Formeln verlinkt!
EINSTELLUNGEN
=============
Firmendaten:
Company Name: [Deine GmbH]
Address: [Straße 123]
City: [12345 Berlin]
Email: [kontakt@firma.de]
Phone: [+49 123 456789]
Website: [www.firma.de]
Tax ID: [DE123456789]
IBAN: [DE89370400440532013000]
Rechnungs-Einstellungen:
Nächste RechnungsNummer: [1001]
Steuersatz (%): [19]
Währung: [EUR]
Zahlungsziel (Tage): [14]
Wichtig: Diese Werte werden später mit VLOOKUP/Formeln verlinkt!
3. Blatt 2: Kundenliste – Die Datenbank
Spalten-Struktur:
Wichtig: Kunden-ID MUSS eindeutig sein! Wird für VLOOKUP verwendet!
| Spalte A | Spalte B | Spalte C | Spalte D | Spalte E | Spalte F |
|---|---|---|---|---|---|
| Kunden-ID | Name | Adresse | Ort | Telefon | |
| K001 | Müller GmbH | Hauptstr. 10 | 10115 Berlin | kontakt@mueller.de | 030 123456 |
| K002 | Schmidt KG | Ringstr. 20 | 20095 Hamburg | info@schmidt.de | 040 654321 |
Wichtig: Kunden-ID MUSS eindeutig sein! Wird für VLOOKUP verwendet!
4. Blatt 3: Rechnungsvorlage – Die Magic!
Layout mit Formeln:
Oberer Bereich (Header):
Das ist die Magic:
═══════════════════════════════════════════════════════════════
[LOGO HERE] RECHNUNG
═══════════════════════════════════════════════════════════════
Rechnungsnummer: =Settings!B9 (Auto-Link zur nächsten ID!)
Rechnungsdatum: =TODAY() (Automatisches Datum!)
Zahlungsziel: =Rechnungsdatum+Settings!B13
RECHNUNGSADRESSAT:
Kunde: [DROPDOWN KUNDENLISTE!]
Name: =VLOOKUP(Kunde,Kundenliste,2,FALSE)
Adresse: =VLOOKUP(Kunde,Kundenliste,3,FALSE)
Ort: =VLOOKUP(Kunde,Kundenliste,4,FALSE)
Das ist die Magic:
- Dropdown wählt Kunden-ID!
- VLOOKUP holt automatisch Daten aus Kundenliste!
- TODAY() gibt immer aktuelle Datum!
- Rechnungsnummer auto-incrementiert!
Positionen (Artikel):
Tabelle für Rechnungspositionen:
Wichtig: Spalte F (Summe) = Menge × Preis (Formel!)
| Pos | Beschreibung | Menge | Einheit | Preis | Summe |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Consulting (20h) | 20 | h | €150 | =C6*E6 |
| 2 | Software-Lizenz | 1 | Stk | €1.000 | =C7*E7 |
Wichtig: Spalte F (Summe) = Menge × Preis (Formel!)
Berechnungen (Summen & MWSt):
Fußzeile mit Formeln:
Zwischensumme (Netto): =SUM(F6:F25)
Mehrwertsteuer (19%): =Zwischensumme*Settings!B11/100
─────────────────────────────────
Gesamtsumme (Brutto): =Zwischensumme+Mehrwertsteuer
Zahlungsart: Überweisung
Kontoinhaber: [Aus Settings!B4]
IBAN: [Aus Settings!B8]
Referenz: Rechnungsnummer [Aus Zelle E6]
5. Blatt 4: Rechnungs-Log – Übersicht!
Struktur für Rechnungs-Tracking:
Status-Dropdown: "Offen" / "Bezahlt" / "Mahnend" / "Überfällig"
| Datum | Rechnungs-Nr. | Kunde | Betrag (€) | Status | Zahlungsdatum |
|---|---|---|---|---|---|
| 15.01.2026 | 1001 | Müller GmbH | €3.570,00 | Bezahlt ✅ | 22.01.2026 |
| 20.01.2026 | 1002 | Schmidt KG | €2.100,00 | Offen ⏳ |
Status-Dropdown: "Offen" / "Bezahlt" / "Mahnend" / "Überfällig"
6. Die wichtigsten Formeln – Copy & Paste!
1. Auto-Incremente Rechnungsnummer:
Formel in Rechnung-Blatt (Zelle E6):
=Settings!B9
Nach jeder Rechnung in Settings erhöhen:
Settings!B9 = Settings!B9 + 1
(Oder manuell um 1 erhöhen!)
2. VLOOKUP für Kundendaten:
Kundendaten automatisch ausfüllen:
=VLOOKUP(D10, Kundenliste!A:F, 2, FALSE) → Name
=VLOOKUP(D10, Kundenliste!A:F, 3, FALSE) → Adresse
=VLOOKUP(D10, Kundenliste!A:F, 4, FALSE) → Ort
=VLOOKUP(D10, Kundenliste!A:F, 5, FALSE) → Email
3. Summen & Steuern:
Zwischensumme (alle Positionen):
=SUM(F6:F25)
Mehrwertsteuer automatisch:
=Zwischensumme*Settings!$B$11/100
Gesamtsumme:
=Zwischensumme+Mehrwertsteuer
7. Fallstudie: Kleine Beraterfirma (5 Rechnungen pro Monat)
Szenario: Freiberufler mit Kunden
Anforderung:
Lösung: Excel Template!
Zeitersparnis pro Rechnung:
Monatliche Zeitersparnis:
Anforderung:
- 5 Rechnungen pro Monat! Zeitaufwand zu hoch!
- Rechnungsnummer muss fortlaufend sein!
- Verschiedene Stundensätze!
- Übersicht über offene Rechnungen!
Lösung: Excel Template!
- Kundenliste mit 20+ Kunden
- Rechnungsvorlage mit Dropdown
- Auto-Rechnungsnummer 2026-001, 2026-002, etc.
- Rechnungs-Log für Übersicht
Zeitersparnis pro Rechnung:
- ❌ Manuell: 10-15 Minuten!
- ✅ Excel: 2-3 Minuten! (90% Zeitersparnis!)
Monatliche Zeitersparnis:
- 5 Rechnungen × 12 Minuten = 60 Minuten pro Monat!
- = 720 Minuten pro Jahr = 12 Stunden!
- = Ca. 1.200€ Zeitersparnis (bei €100/h!)!
8. Best Practices – Professionell arbeiten!
✅ Tipp 1: Datenschutz!
Kundenliste ist sensibel!
Schütze das Blatt: Review → Protect Sheet!
Schütze das Blatt: Review → Protect Sheet!
✅ Tipp 2: Kopien für Archiv!
Nach jeder Rechnung: Kopieren → Als PDF speichern!
Nicht: Originalvorlage überschreiben!
Nicht: Originalvorlage überschreiben!
✅ Tipp 3: Datum-Format konsistent!
Alle Daten müssen Format-Konsistent sein!
Format: DD.MM.YYYY (nicht MM/DD/YY!)
Format: DD.MM.YYYY (nicht MM/DD/YY!)
✅ Tipp 4: Euro-Format für Währung!
Alle Preise müssen €-Format sein!
Dann: Format Cells → Currency → EUR
Dann: Format Cells → Currency → EUR
✅ Tipp 5: Rechnungs-Log wöchentlich prüfen!
Welche Rechnungen sind noch offen?
Automatische Mahnungen starten!
Automatische Mahnungen starten!
9. Häufige Fehler & Lösungen
❓ F: VLOOKUP zeigt #N/A Fehler!
A: Kunden-ID nicht in Kundenliste!
- Prüfe: Ist Kunden-ID exakt geschrieben?
- Prüfe: Groß- und Kleinschreibung?
- Lösung: Genau tippen oder Dropdown nutzen!
❓ F: Rechnungsnummer springt nicht automatisch hoch!
A: Wahrscheinlich ist es eine Formel-Problem:
- Check: Ist Settings!B9 wirklich die Nummer?
- Lösung: Manuell um 1 erhöhen nach jeder Rechnung!
- Oder VBA: Macro um automatisch zu inkrementieren!
❓ F: Steuersatz sollte dynamisch sein (verschiedene Länder!)
A: Lösung:
- Einfach: Mehrere Settings-Zeilen mit verschiedenen Steuersätzen!
- Oder: Dropdown mit Ländern → Steuersatz ändert sich!
- Dann: Formel: =Zwischensumme*VLOOKUP(Land,Settings,Steuersatz,FALSE)
❓ F: Wie exportiere ich Rechnung als PDF?
A: Einfach:
- File → Export As → PDF
- Oder: File → Print → Print to PDF!
- Best: Nach jeder Rechnung als PDF speichern!
10. Deine nächsten Schritte
- Neue Datei erstellen: Invoice_Template_2026.xlsx
- 4 Blätter anlegen: Einstellungen, Kundenliste, Rechnung, Log
- Blatt 1: Einstellungen mit deinen Firmendaten füllen!
- Blatt 2: Kundenliste mit deinen Kunden!
- Blatt 3: Vorlage mit allen Formeln aufbauen!
- Blatt 4: Log für Rechnungs-Tracking!
- Testen! Eine Rechnung schreiben und prüfen!
- Speichern! Als Vorlage speichern für Wiederverwendung!
Checkliste für Excel-Rechnungsvorlage
- Ich verstehe die Struktur mit 4 Blättern
- Ich kann Firmendaten in Einstellungen eingeben
- Ich kann Kundenliste aufbauen
- Ich kann VLOOKUP für Kundendaten nutzen
- Ich kann Rechnungsvorlage mit Formeln bauen
- Ich kenne auto-inkrementische Rechnungsnummern
- Ich kann Summen & Steuern berechnen
- Ich kann Rechnungs-Log pflegen
- Ich kann Rechnungen als PDF speichern
- Ich nutze die Vorlage professionell in meinem Business
Mit der richtigen Vorlage schreibst du Rechnungen in Minuten! 📄💰
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