Sonntag, 25. Januar 2026

Urlaubsplanung in Excel – Abwesenheiten im Team übersichtlich darstellen

Urlaubschaos in Ihrem Team? Excel macht Übersicht möglich!

Das Problem: Urlaubsplanung ist schwierig:

  • Wer ist wann weg? Keine Übersicht!
  • Zu viele gleichzeitig im Urlaub! Keine Projekte möglich!
  • Urlaubstage werden vergessen! Stressig!
  • Freigaben & Genehmigungen unklar! Chaos!
  • Keine Planung für nächstes Jahr! Kurzfristig!

Die Lösung: Excel-Urlaubsplaner mit Kalender-Übersicht! Alle sehen alles!

In diesem Tutorial lernst du: Ein professionelles Excel-Urlaubsplanungssystem aufzubauen!

1. Die Struktur – Mehrere Blätter für vollständige Planung

Blatt-Name Zweck Inhalt
Jahresübersicht Team-Kalender für ganzes Jahr Alle Mitarbeiter × 365 Tage!
Urlaubsanträge Alle Anfragen zentral Von, Bis, Typ, Status, Genehmiger!
Mitarbeiterliste Team-Datenbank Name, Abteilung, Urlaubstage, Kontakt!
Feiertage & Infos Konfiguration Feiertage 2026, Urlaubspolicy, Regeln!
Der Trick: Eine Änderung in Urlaubsanträge = automatisch in Jahresübersicht aktualisiert!

2. Blatt 1: Jahresübersicht – Der Kalender

Struktur für 12-Monats-Kalender:
JANUAR 2026 Mitarbeiter | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 ... ───────────────────────────────────────────────────────────────────────── Anna Mueller | U | U | U | U | U | | | WE | WE | | | ... Mario Schmidt| | WE | WE | A | A | A | | | | | | ... Julia Weber | | | | | | | F | F | WE | WE | | ... Tom Becker | | | | | | | | | | | | ... Legende: U = Urlaub (Bestätigt!) A = Urlaubsantrag (Wartend!) WE = Wochenende (automatisch!) F = Feiertag (Deutschland!)

Wichtig: Zeilen = Mitarbeiter, Spalten = Tage des Jahres!
🔴 Urlaub (Bestätigt)
🟡 Antrag (Wartend)
⚪ Wochenende
🟠 Feiertag

3. Blatt 2: Urlaubsanträge – Die Verwaltung

Spalten-Struktur:
Mitarbeiter Startdatum Enddatum Tage Typ Status Genehmiger Notizen
Anna Mueller 01.01.2026 05.01.2026 5 Urlaub ✅ Bestätigt Vorgesetzter XYZ Winterurlaub
Mario Schmidt 04.01.2026 06.01.2026 3 Urlaub ⏳ Wartend Vorgesetzter ABC Familienurlaub

Status-Dropdown: "Wartend" / "Bestätigt" / "Abgelehnt" / "Storniert"
⚠️ Wichtig: Tage-Spalte = ENDDATUM - STARTDATUM + 1! (Inklusive beide Tage!)

4. Blatt 3: Mitarbeiterliste – Die Datenbank

Spalten für Team-Übersicht:
Name Abteilung Urlaubstage p.a. Genutzt 2026 Verbleibend Vorgesetzter Email
Anna Mueller Marketing 25 =COUNTIF(Urlaubsanträge, Name) =B4-C4 Max Fischer anna@firma.de
Mario Schmidt Sales 25 =COUNTIF(Urlaubsanträge, Name) =B5-C5 Klaus Müller mario@firma.de

Wichtig: Formeln für "Genutzt" und "Verbleibend" automatisch berechnen!

5. Blatt 4: Feiertage & Konfiguration

Zentrale Einstellungen:
FEIERTAGE 2026 (Deutschland): ======================== 01.01.2026 = Neujahr 14.02.2026 = Valentinstag 17.04.2026 = Karfreitag 20.04.2026 = Ostermontag 01.05.2026 = Tag der Arbeit 30.05.2026 = Christi Himmelfahrt 08.06.2026 = Pfingstmontag 03.10.2026 = Tag der Deutschen Einheit 25.12.2026 = 1. Weihnachtstag 26.12.2026 = 2. Weihnachtstag URLAUBSPOLICY: ================== Urlaubstage p.a.: 25 Mindesturlaub pro Mitarbeiter: 3 Tage Max. gleichzeitig: 3 Mitarbeiter Min. Ankündigungszeit: 2 Wochen Genehmiger: Abteilungsleiter

6. Die wichtigsten Formeln – Automatisch Urlaubstage berechnen!

1. Arbeitstage berechnen (ohne Wochenende & Feiertage):

=NETWORKDAYS(StartDatum, EndDatum, Feiertage!A:A) Beispiel: =NETWORKDAYS(D2, E2, Feiertage!$A$2:$A$15) → Berechnet nur Mo-Fr, ignoriert Samstag/Sonntag! → Zieht Feiertage automatisch ab!

2. Mitarbeiter-Urlaub zählen:

Genutzte Urlaubstage: =SUMIF(Urlaubsanträge!$A:$A, A2, Urlaubsanträge!$D:$D) Verbleibende Tage: =Urlaubstage_pa - Genutzte_Tage Beispiel in Mitarbeiterliste Spalte D: =SUMIF(Urlaubsanträge!$A:$A, A2, Urlaubsanträge!$D:$D)

3. Wochenende & Feiertage automatisch:

In Jahresübersicht (Zelle B3 für Anna Mueller, 1. Januar): =IF(WEEKDAY(B$1)>5, "WE", IF(COUNTIF(Feiertage!$A:$A, B$1)>0, "F", "")) Erklärt: WEEKDAY > 5 = Samstag oder Sonntag! COUNTIF Feiertage = Ist Feiertag vorhanden? Sonst: Leer (für Urlaub/Antrag verfügbar!)

7. Fallstudie: 15-köpfiges Marketing-Team

Szenario: Team mit vielen verschiedenen Abteilungen

Anforderungen:
  • 15 Mitarbeiter in 3 Abteilungen!
  • Komplexe Genehmigungen (Abteilungsleiter + HR)!
  • Max. 3 pro Abteilung gleichzeitig!
  • Urlaubstage-Tracking (25 Tage p.a.)!
  • Planung für ganzes Jahr!

Lösung: Excel Urlaubsplaner!
  1. Jahresübersicht mit 15 Zeilen × 365 Spalten!
  2. Urlaubsanträge mit Status-Tracking!
  3. Mitarbeiterliste mit Tage-Berechnung!
  4. Automatische Feiertage & Wochenenden!

Vorher vs. Nachher:
  • ❌ Vorher: Emails, WhatsApp, Confusion! Wer ist wann weg?
  • ✅ Nachher: Ein Blick in Excel = komplette Übersicht!
  • ✅ Automatische Genehmigungen!
  • ✅ Urlaubstage auto-berechnet!

8. Best Practices – Professionelle Urlaubsverwaltung!

✅ Tipp 1: Klare Genehmigungsprozesse!

Wer genehmigt? Abteilungsleiter!
System: Status = "Wartend" → Genehmiger kontaktiert → "Bestätigt"!

✅ Tipp 2: Max. Gleichzeitigkeit regeln!

Zu viele weg = Projekt stoppt!
Rule: Max. 3 pro 15er-Team gleichzeitig!

✅ Tipp 3: Rollierend planen!

Urlaub für nächstes Jahr schon jetzt planen!
Timeline: 3 Monate voraus → Transparenz!

✅ Tipp 4: Urlaubstage-Tracking!

Wer hat noch Tage? Wer ist überfällig?
Regel: Bis 31. Dezember aufbrauchen!

✅ Tipp 5: Mobile Zugang!

Excel in OneDrive = überall sichtbar!
Mobil: Excel-App auf Smartphone!

9. Häufige Fehler & Lösungen

❓ F: NETWORKDAYS berücksichtigt Feiertage nicht korrekt!
A: Feiertage müssen richtig referenziert sein:
  • Falsch: =NETWORKDAYS(A2, B2)
  • Richtig: =NETWORKDAYS(A2, B2, Feiertage!$A$2:$A$15)
  • Check: Sind alle Feiertage in Feiertag-Blatt?
❓ F: Jahresübersicht ist zu groß! 365 Spalten sind unübersichtlich!
A: Mehrere Lösungen:
  • Lösung 1: Nach Monaten separieren! 12 Tabs!
  • Lösung 2: Conditional Formatting für Farben!
  • Lösung 3: Pivot Table für Zusammenfassung!
  • Best: Combo: Monats-Tabs + Pivot für Übersicht!
❓ F: Wochenenden sollten grau sein, aber automatisch!
A: Conditional Formatting:
  • Select: Jahresübersicht (alle Urlaubs-Zellen)!
  • Format → Conditional Formatting!
  • Formula: =WEEKDAY($B1)>5
  • Format: Grau (background)!
❓ F: Wie verhindere ich Doppelbuchungen?
A: Regeln & Prozesse:
  • Manual: Genehmiger prüft vor Bestätigung!
  • Oder Excel: Data Validation! Nur freie Tage akzeptieren!
  • Or POWER QUERY: Automatische Prüfung auf Duplikate!

10. Deine nächsten Schritte

  1. Neue Datei erstellen: Urlaubsplanung_2026.xlsx
  2. 4 Blätter anlegen: Jahresübersicht, Urlaubsanträge, Mitarbeiterliste, Feiertage
  3. Blatt 1: Feiertage mit 2026 Feiertagen füllen!
  4. Blatt 2: Mitarbeiterliste mit Team füllen!
  5. Blatt 3: Urlaubsanträge mit Formeln aufbauen!
  6. Blatt 4: Jahresübersicht mit Kalender-Layout!
  7. Testen! Einen Urlaub eingeben und prüfen!
  8. Mit Team teilen! OneDrive oder SharePoint!

Checkliste für Excel-Urlaubsplanung

  • Ich verstehe die 4-Blatt-Struktur
  • Ich kann Feiertage richtig eingeben
  • Ich kann Mitarbeiterliste aufbauen
  • Ich kann Urlaubsanträge verwalten
  • Ich kenne NETWORKDAYS für Arbeitstage
  • Ich kann SUMIF für Urlaubstage nutzen
  • Ich kann Jahresübersicht aufbauen
  • Ich verstehe Conditional Formatting für Farben
  • Ich kann Genehmigungsprozesse definieren
  • Ich nutze das System professionell im Team

Mit dem richtigen System ist Urlaubsplanung transparent und stressfrei! 🏖️📅

at

Keine Kommentare:

Kommentar veröffentlichen

Abonnieren Kommentare zum Post (Atom)

Power Query Praxisreihe – Von Datenimport bis zu komplexen Transformationen

Power Query: Daten laden, bereinigen, transformieren – alles automatisiert! Das Problem: Datenchaos ohne Power Qu...